Матеріальна допомога працівникам-2025: оформлення, оподаткування

Що таке матеріальна допомога

На практиці під матеріальною допомогою працівникам розуміють, наприклад, надання грошей чи інших активів роботодавцем на прохання працівника за його заявою. У заяві працівник зазначає, як правило, напрями використання такої допомоги: для вирішення певних побутових та фінансових проблем, на оздоровлення, весілля тощо.

Податківці вважають, що виплата матеріальної допомоги – це одна зі соціально-побутових пільг, передбачених ст. 9-1 КЗпП. В ній зазначено, що підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно з законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників. У ст. 13 КЗпП прямо сказано про включення в колективні договори умов про житлово-побутове, культурне, медичне обслуговування працівників, організацію оздоровлення і відпочинку працівників. І в ч. 3 ст. 13 КЗпП України та ст. 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993 р. № 3356-XII чітко зазначено, що в колективному договорі можна передбачати додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги. У разі поворотного прийняття на роботу працівників умови відновлення соціально-побутових пільг, які вони раніше мали теж визначаються колективним договором (ст. 42-1 КЗпП).

Статус матеріальної допомоги

Матеріальна допомога може:

• відноситися до фонду оплати праці або ні;

• бути одноразовою або набувати систематичного характеру;

• мати цільовий характер або бути нецільовою.

Одноразова матеріальна допомога

Цей вид допомоги надають індивідуально одноразово на прохання працівника. Випадки надання такої допомоги, зазвичай, передбачають у колективному договорі: на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, відпочинок тощо.

Одноразова матеріальна допомога працівникам не входить до складу витрат на оплату праці (пп. 3.31 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5, далі – Інструкція № 5).

Отже одноразову допомогу надають працівникам при виникненні у них певних обставин, що потребують додаткових фінансів. Надають її працівникам за наказом керівника підприємства, підставою для якого є заява працівника. У наказі зазначають, зокрема, причини для надання допомоги, її розмір та термін виплати.

Нагадаємо, що Перелік видів виплат, на які не нараховується єдиний внесок затверджено постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170 (далі – Перелік № 1170). Відповідно до п. 14 Переліку № 1170 матеріальна допомога разового характеру, що надається окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення  дітей, поховання, коли необхідність її отримання виникла раптово, за умови подання заяви, а її розмір визначається адміністрацією підприємства, не є базою для нарахування ЄСВ.

Втім до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту) (пп. 164.2.1 ПКУ).

Систематична матеріальна допомога

Якщо виплата матеріальної допомоги має систематичний характер і така допомога надається всім або більшості працівникам (наприклад, допомога на оздоровлення) при цьому її виплати передбачені положеннями про оплату праці найманих працівників (колективним договором, галузевою угодою тощо), прийнятими згідно з нормами трудового законодавства, то така матеріальна допомога з метою оподаткування прирівнюється до заробітної плати.

Систематичною матеріальною допомогою вважають виплати, які роботодавець нараховує всім своїм працівникам регулярно один раз на рік. Порядок надання працівнику матеріальної допомоги та положення про види матеріальної допомоги прописують в колдоговорі, а також у локальному документі на підприємстві.

Тож важливим для систематичної допомоги є її:

• регулярність;

• наявність для всіх працівників;

• виплата без заяви працівника.

Тож суму такої допомоги включають до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку і оподатковують ПДФО за ставкою 18%.

Відповідно до п. 2.3.3 Інструкції № 5 матеріальна допомога, що має систематичний  характер, надана всім або більшості працівників (на оздоровлення, у зв’язку з екологічним станом, крім сум, указаних у п. 3.31) відноситься до заробітної плати як інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

Оподаткування

Отже систематична матеріальна допомога за пп. 14.1.48 ПКУ відповідає податковому визначенню заробітної плати. І такі виплати оподатковують як зарплату:

ПДФО – 18% (пп. 164.2.1 ПКУ);

військовим збором – 5% (п. 163.1 ПКУ, п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ);

ЄСВ – 22% (пп. 2.3.3 Інструкції № 5, пп. 5 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449, п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI, далі – Закон № 2464).

Бухоблік

Оскільки ця матеріальна допомога формально є заробітною платою, то її нараховують за дебетом витратних рахунків (в залежності від категорії працівників, яким її виплачують (23, 91, 92, 93, 94) та кредитом субрахунку 661.

Податок на прибуток

ПКУ не передбачає коригувань фінрезультату до оподаткування на суми систематичних виплат (див., наприклад, ІПК ДФСУ від 17.01.2019 р. № 195/6/99-99-15-02-02-15/ІПК). А значить, всі без виключення платники податку на прибуток (як малодохідні, так й високодохідні) операції з надання подібної матеріальної допомоги відображають за даними бухобліку.

ПДВ

Не є об’єктом оподаткування ПДВ грошова матеріальна допомога, позаяк вона не підпадає під визначення поняття «постачання товарів» чи «постачання послуг», передбачених пп. 14.1.185 та пп. 14.1.191 ПКУ.

Нецільова благодійна матеріальна допомога

Нагадаємо, що ПКУ для цілей оподаткування поділяє благодійну допомогу на цільову і нецільову (пп. 170.7.1 ПКУ):

• цільова благодійна допомога надається під визначені умови та напрями її витрачання;

• нецільовою вважають допомогу, яку надають без встановлення таких умов або напрямів.

ПКУ також розрізняє безоплатну передачу товарів (робіт, послуг) (пп. 14.1.13 ПКУ) та безповоротну фінансову допомогу у вигляді переданих коштів (пп. 14.1.257 ПКУ).

ПДФО

Відповідно до пп. 170.7.3 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами – юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного податкового року сукупно у розмірі, що не перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ, встановленого на 1 січня такого року. У 2025 році – це 4240 грн (3028,00 грн × 1,4).

Роботодавець може надавати окремим працівникам нецільову благодійну (матеріальну) допомогу, яка носить разовий характер. Робиться це за заявами працівників, наприклад, у зв’язку з сімейними обставинами. У цьому випадку згідно з пп. 170.7.3 ПКУ суму такої нецільової благодійної допомоги, яка сукупно у 2025 році не перевищує 4240 грн до оподатковуваного доходу працівника не включають. Суму перевищення цього «ліміту» на загальних підставах оподатковують ПДФО (18%) і військовим збором (5%).

ЄСВ

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464 базою нарахування ЄСВ для платників, які згідно з п. 1 ч. 1ст. 4 Закону № 2464 є роботодавцями, визначено суму нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати (основної та додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат).

Види виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат при нарахуванні ЄСВ визначають заІнструкцією № 5.

Зверніть увагу, що пп. 170.7.3 ПКУ не поширюються на виплати профспілок своїм членам, які звільняються від оподаткування згідно пп. 165.1.47 ПКУ.

Завважте на пп. «б» п. 176.2 ПКУ за яким особи – податкові агенти зобов’язані подавати звітність у вигляді Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Розрахунок). Форма Розрахунку та Порядок його заповнення та подання затверджені наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. № 4.

Відповідно до п. 4 розд. IV Порядку в додатку 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі – додаток 4ДФ) до Розрахунку у графі 6 «Ознака доходу» зазначають ознаку доходу, наведену у розд. 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» додатка 2 до Порядку.

За цим Довідником суму нецільової благодійної допомоги, у тому числі ту, яка перевищує встановлений граничний розмір (у 2025 році – 4240 грн), відображають у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «169».

Допомога на навчання

Згідно з пп. 165.1.21 ПКУ до оподатковуваного доходу не включають суму, сплачену будь-якою юридичною або фізичною особою на користь вітчизняних вищих і професійно-технічних навчальних закладів за одержання освіти, за підготовку або перепідготовку платника податків, але не вище за 3-кратний розмір мінімальної зарплати, установленої на 1 січня звітного (податкового) року за кожний повний чи неповний місяць навчання, підготовки або перепідготовки такої фізичної особи.

У 2025 році – це 24000 грн (8000 грн × 3) з розрахунку на повний або неповний місяць навчання. Із суми перевищення слід утримати ПДФО за ставкою 18% і військовий збір за ставкою 5%. Завважимо, що ПКУ не встановлює якихось особливих вимог до документального підтвердження факту навчання. Тобто достатньо заяви працівника на ім’я керівника роботодавця з проханням оплатити навчання, до якого слід додати рахунок на оплату від навчального закладу (якщо такий документ є) і копію договору про надання послуг з навчання. На цій підставі керівник видає наказ, за яким й здійснюють відповідну виплату матеріальної допомоги.

Підприємство може здійснити виплату безпосередньо навчальному закладу у вигляді плати за навчання або за надання додаткових послуг з навчання особи з інвалідністю, дитини з інвалідністю або дитини, в якої хоча б один із батьків є особою з інвалідністю; дитини-сироти, напівсироти; дитини з багатодітної чи малозабезпеченої родини; дитини, батьки якої позбавлені батьківських прав, то ці виплати у будь-якій сумі (вартості) вважають цільовою благодійною допомогою. І не включають до оподатковуваного доходу (пп. «є» пп. 170.7.4 ПКУ).

Обмежень щодо терміну, за який роботодавець має право здійснити оплату за навчання найманого працівника законодавством не встановлено. І якщо роботодавець в 2025 році провів плату за навчання працівника однією сумою за весь період навчання (наприклад, за два і більше навчальних років), а розмір плати не перевищує 24000 грн за кожний повний або неповний місяць навчання, підготовки чи перепідготовки фізособи, то таку суму не оподатковують відповідно до 165.1.21 ПКУ (див. категорію 103.02 ЗІР).

Допомога на лікування

Згідно з пп. 165.1.19 ПКУ до загального оподатковуваного доходу платника податків не включають кошти або вартість майна (послуг), наданих за рахунок коштів благодійної організації чи роботодавця платника податку, як допомогу на лікування і медичне обслуговування платника податків або члена його родини першого ступеня споріднення, дитини, яка знаходиться під опікою або піклуванням платника податків, за умови документального підтвердження витрат, пов’язаних з наданням такої допомоги (у разі надання коштів). У тому числі, але не винятково:

• для придбання ліків;

• донорських компонентів;

• протезно-ортопедичних виробів;

• виробів медичного призначення для індивідуального користування осіб з інвалідністю.

Вищезгадану матеріальну допомогу підприємство може видати безпосередньо працівнику. Рівночасно за зверненням останнього воно може перерахувати кошти і на рахунок закладу охорони здоров’я.

Для того, щоб скористатися «звільненням» від ПДФО допомоги на лікування та медичне обслуговування платника податку або члена його сім’ї мають бути наявні відповідні документи, які підтверджують факт проведення такого лікування та медобслуговування. Податківці рекомендують платникам податку для підтвердження фактично понесених ними витрат, пов’язаних з лікуванням та медичним обслуговуванням, надавати договори, що ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) і їх покупця (отримувача), платіжні та розрахункові документи тощо (див. категорію 103.15 ЗІР).

Підприємством може допомогти з лікуванням чи оздоровленням й колишньому працівнику. Тоді воно не зможе скористатися пільгою за пп. 165.1.19 ПКУ. Але якщо кошти перераховуватимуться безпосередньо закладу охорони здоров’я спрацює пп. «а» пп. 170.7.4 ПКУ, за яким таку виплату можна проводити без утримання ПДФО та військового збору.

Зверніть увагу, що не включається до оподатковуваного доходу цільова благодійна допомога, що надається резидентами – юридичними або фізичними особами в будь-якій сумі (вартості), зокрема (пп. 170.7.4 ПКУ):

• закладам охорони здоров’я для компенсації вартості платних послуг з лікування платника податків або члена його родини першого ступеня споріднення, у т. ч. для придбання ліків (донорських компонентів, протезно-ортопедичних виробів, виробів медичного призначення для індивідуального користування осіб з інвалідністю) у розмірах, що не перекриваються виплатами з фонду загальнообов’язкового державного соціального медичного страхування;

• протезно-ортопедичним підприємствам, реабілітаційним установам для компенсації вартості платних реабілітаційних послуг, технічних та інших засобів реабілітації, наданих платнику податків, визнаному у встановленому порядку особою з інвалідністю, або його дитині з інвалідністю, в розмірах, що не перекриваються виплатами з бюджетів і фонду загальнообов’язкового державного соціального медичного страхування.