24.02.2026

Матеріальні допомоги, позики, подарунки Звільнення та скорочення

Смерть працівника: покроковий порядок дій роботодавця при звільненні

Смерть працівника може бути несподіваною не лише для його родини, а й для роботодавця. Радує те, що такі ситуації виникають не постійно. Та все ж вони виникають. Роботодавцю потрібно знати покроковий алгоритм дій, щоб вірно звільнити померлого працівника та виплатити всі належні суми при звільненні. Про це піде мова у статті

З чого почати: підтвердження факту смерті та підстава для оформлення

Свідоцтво про смерть, видане органом державної реєстрації актів цивільного стану за зразком, затверджене постановою № 1025, є підтвердженням факту смерті працівника. Тільки свідоцтво є підставою для припинення трудових відносин. Тобто, навіть, якщо ви дізналися про смерть працівника, ніяких дій ви не робите до моменту отримання свідоцтва про смерть від родичів чи інших осіб, які здійснюють поховання особи. Роботодавець лишає в себе копію цього документа. Можете на копії зазначити дату отримання такого документа.

Варто згадати, ще про випадок, коли особа за рішенням суду оголошена померлою. В такому випадку підставою для звільнення буде відповідне рішення суду.

Дата припинення трудових відносин: як визначити правильно

Відразу зазначимо, що дата припинення трудових відносин (дата звільнення) є пізнішою за дату смерті працівника. Річ у тому, що отримання свідоцтва про смерть займає певний час. Навіть, отримавши цей документ родичі (чи інші особи, які здійснюють поховання) можуть не поспішати іти до роботодавця померлого. На законодавчому рівні не закріплено строк, протягом якого свідоцтво про смерть (чи рішення суду про оголошення фізособи померлою) має потрапити до роботодавця.

Отже, свідоцтво про смерть працівника ви отримали. Тільки після цього є підстави для формування наказу про припинення трудового договору. Але дата припинення трудового договору – це дата смерті працівника незалежно від того, коли буде надано роботодавцю свідоцтво про смерть.

Наказ про припинення трудового договору: що має бути в документі

Важливо: наказ датується числом отримання свідоцтва про смерть працівника роботодавцем. Звісно наказ можна видати й декількома днями пізніше – затягувати не варто, але, якщо з якихось причин ви не зробили це в день в день, то відповідальності за це немає. Також під час формування наказу врахуйте наступне:

звільняти працівника потрібно датою смерті (див. пояснення вище);
підстава для звільнення – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП;
потрібно зазначити, скільки днів оплачуваних відпусток, зароблених за робочий час, має бути компенсовано.

На рис. 1 нижче наведено зразок наказу про звільнення.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Авалон»

ТОВ «Авалон»

Код ЄДРПОУ 13455000

НАКАЗ

11.03.2026 м.___________ №__

Про припинення трудового договору

НАКАЗУЮ

1. Припинити трудовий договір із сторожем Степаненком Сергієм Івановичем, 04.03.2026 у зв’язку із смертю на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

2. Виплатити заробітну плату Степаненка С. І. за фактично відпрацьовані робочі дні березня 2026 року його дружині Степаненко Валентині Михайлівні.

3. Виплатити компенсацію за 5 календарних днів невикористаної на дату звільнення щорічної основної відпустки Степаненка С. І. його дружині Степаненко Валентині Михайлівні.

Підстава:

Копія свідоцтва про смерть Степаненка С. І., серія І-ОК № 987456, виданого 09.03.2026 Харківським міським відділом державно реєстрації смерті Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків)

Заява Степаненко В. М. від 11.03.2026, зареєстрована за вх. № 14

Паспорт Степаненко В. М. серія 001235465, виданий 16.11.2020, орган, що видав 6311

Копія свідоцтва про шлюб, серія І-ІЛ № 112234, виданого 12.09.2020 Харківським міським відділом державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків)

Директор Іванов Петро ІВАНОВ

Начальник відділу кадрів

Петренко Наталія ПЕТРЕНКО

11.03.2026

З наказом ознайомлена:

Степаненко Валентина СТЕПАНЕНКО

11.03.2026

Рис. 1. Зразок наказу про звільнення з роботи у зв’язку із смертю

Нюанс: відповідно до ч. 1 ст. 47 КЗпП в день звільнення роботодавець має видати копію наказу про звільнення. Чи потрібно виконувати цю вимогу в разі смерті працівника? В ст. 47 КЗпП немає уточнень на цей випадок. Якщо діяти формально, то в день звільнення потрібно виконати вимогу ч. 1 ст. 47 КЗпП та видати копію наказу про звільнення. Оскільки спадкоємці (про них піде мова в одному з наступних розділів) отримують виплати як остаточний розрахунок померлого працівника, то саме спадкоємцю потрібно віддати копію наказу про звільнення померлого працівника.

Особова картка типової форми № П-2

В рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» вкажіть дату звільнення та підставу для звільнення – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП (смерть працівника).

Трудова книжка (за наявності паперової): запис і видача родичам

По-перше, якщо трудова книжка знаходиться в роботодавця, то потрібно зробити запис у трудовій книжці про смерть працівника. При цьому у графі 2 зазначте дату звільнення відповідно до наказу (тобто дату смерті), а в графі 3 напишіть наступне: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».

По-друге, на виконання вимоги, встановленої п. 4.3 Інструкції № 58 повинна відбутися видача трудової книжки родичам померлого під розписку або, на вимогу родичів, надсилання її поштою.

Податковий розрахунок: як відобразити дату смерті працівника

Дата смерті працівника має бути зазначена в двох додатках Податкового розрахунку: додатку 4ДФ та додатку 5. В таблиці 1 нижче розглянемо нюанси заповнення Податкового розрахунку в разі смерті працівника.

Таблиця 1. Відображення в Податковому розрахунку дати смерті працівника

Додаток

Пояснення

Додаток 4ДФ

У графі 8 «Дата звільнення з роботи» вказуєте дату припинення трудового договору відповідно до наказу про звільнення – фактично це дата смерті працівника. Зверніть увагу: якщо під час звільнення померлому працівникові не нараховуються жодні виплати, то рядок щодо нього в розділі I додатка 4ДФ не заповнюють, а отже, і графу 8 також не зазначають.

Також майте на увазі, що на момент подання додатка 4ДФ РНОКПП померлого може бути вже виключений із Державного реєстру фізичних осіб – платників податків. У такому разі можливі запитання з боку податкових органів. Рекомендуємо надіслати пояснювальний лист, у якому зазначити, що підставою для звільнення стала смерть працівника, дата якої припадає на відповідний звітний період

Додаток 5

У додатку 5 Податкового розрахунку за період, в якому було припинено трудовий договір з працівником у зв’язку зі смертю, необхідно відобразити інформацію про дату розірвання трудового договору:

у графі 08 зазначається РНОКПП померлого працівника;
у графі 10 – дата припинення дії трудового договору (дата смерті);
у графі 16 – реквізити наказу про звільнення;
у графі 17 зазначається п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП;
інші графи заповнюються в загальному порядку.

Зарплата за фактично відпрацьований час

До звільнення у зв’язку із смертю працівник міг заробити зарплату за відпрацьований час. Відповідно до ст. 116 КЗпП у день звільнення потрібно провести з ним остаточний розрахунок. Тому розрахуйте зароблену зарплату за відпрацьовані дні та виплатіть в день звільнення.

Нагадаємо, що зарплата включається до бази нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі –ЄСВ) на підставі п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ (див. також консультацію ДПС в категорії 201.04.01 ЗІР та ІПК від 21.01.2026 № 459/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК). Однак якщо звільнення відбулося посеред місяця і померлий працівник перебував з установою в трудових відносинах не цілий місяць, то виконувати вимогу про сплату ЄСВ з мінзарплати, встановлену ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ, не потрібно. Зарплата відображається в додатку 1 Податкового розрахунку за загальними правилами.

Зарплата включається до загального оподатковуваного доходу та оподатковується податком на доходи фізичних осіб (далі – ПДФО) на підставі п.п. 164.2.1 ПКУ та п. 162.3 ПКУ (для ВЗ підстава — п.п. 1.2 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ). Податківці в консультації в категорії 103.25 ЗІР наголошують, що у графі 2 додатку 4ДФ Податкового розрахунку потрібно зазначити РНОКПП померлого працівника, адже саме він є отримувачем доходу. Тобто, у місяці нарахування зарплати її потрібно відобразити в одному рядку разом з іншим нарахованим доходом (наприклад, компенсацією за невикористану відпустку) з ознакою доходу «101». Не плутайте з ознаками доходу «113», «114» або «115» – їх зазначає нотаріус в додатку 4ДФ Податкового розрахунку, якщо виплачує спадкоємцям дохід у вигляді спадщини.

Перед смертю працівник хворів: як оплатити лікарняний

Відразу зауважимо: ви дотримуєтеся всіх загальних термінів нарахування та виплати лікарняних (див. тут). Звісно, виплачуєте ці кошти спадкоємцям (про це піде мова в одному з наступних розділів). Але нюанси будуть під час підстав для оподаткування лікарняних. Все залежить від того, коли саме будуть нараховані лікарняні: до дати смерті чи після (див. таблицю 2). Важливо: день смерті оплачується, адже він входить до періоду тимчасової непрацездатності.

Таблиця 2. Оподаткування лікарняних в разі смерті працівника

Лікарняні:	Чи нараховувати ЄСВ?	Чи утримувати ПДФО та ВЗ?
нараховані після дати смерті	Відповідно до п.п. 3.2 Інструкції № 5 лікарняні належать до інших виплат, що не входять до фонду оплати праці. Не дивлячись на це, згідно із абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ лікарняні являються базою для нарахування ЄСВ. На підставі цього податківці в ІПК від 03.10.2025 № 5293/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК роблять висновок, що на лікарняні, нараховані після дати смерті працівника потрібно нараховувати ЄСВ. Напевно, така логіка пов’язана з консультацією в категорії 201.04.01 ЗІР. Відповідно до цієї консультації базою нарахування ЄСВ є виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті. Тобто узагальнено всі виплати: чи це зарплата, чи лікарняні, чи компенсація за невикористану відпустку. В додатку 1 Податкового розрахунку лікарняні потрібно відобразити в місяці нарахування окремим рядком. Пам’ятайте, що у графі 08 зазначається код категорій застрахованих осіб («29» для ставки ЄСВ 22 %); у графі 10 — місяць та рік, на які припадають дні хвороби; у графі 12 — кількість календарних днів хвороби за відповідний місяць	Незалежно від дати нарахування (до чи після звільнення) лікарняні включаються до оподатковуваного доходу в складі зарплати на підставі п.п. 164.2.1 ПКУ. Отже, з лікарняних утримуються ПДФО та військовий збір. По-перше, у графі 2 додатка 4ДФ Податкового розрахунку потрібно зазначити РНОКПП померлого працівника, адже саме він є отримувачем доходу. По-друге, у місяці нарахування лікарняних їх потрібно відобразити в одному рядку разом з іншим нарахованим доходом (наприклад, зарплатою) з ознакою доходу «101»
нараховані до дати смерті, але виплата відбувається після смерті	На момент нарахування лікарняних працівник ще перебував у трудових відносинах. Тому на лікарняні нараховується ЄСВ за загальними правилами. В додатку 1 Податкового розрахунку лікарняні потрібно відобразити в місяці нарахування за правилами, наведеними в цій таблиці вище
нараховані та виплачені до дати смерті, але в місяці припинення трудових відносин

Компенсація за невикористану відпустку в разі смерті працівника

Окрім зарплати працівник міг ще заробити оплачувані відпустки (щорічні відпустки, додаткову відпустку у зв’язку з наявністю дітей тощо). При цьому варто врахувати наступні моменти.

Момент 1. Розрахунок днів, які підлягають компенсації, потрібно здійснити за правилами, описаними тут.

Момент 2. Розрахунок компенсації за невикористану відпустку відбувається за правилами Порядку № 100. Докладно про розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку можна прочитати тут. Нагадаємо, що відповідно до абз. 2 п. 2 Порядку № 100 обчислення середнього заробітку для компенсації за відпустки, набуті по 31.12.2023 розраховується виходячи з виплат за 2023 рік. Компенсація за відпустки, набуті з 01.01.2024 розраховується за загальними правилами абз. 1 п. 2 Порядку № 100 – в загальному випадку розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації за невикористану відпустку.

Момент 3. На компенсацію за невикористану відпустку, зароблену до дати смерті, потрібно нараховувати ЄСВ на загальних підставах. Донедавна фахівці ДПС вважали, що не потрібно нараховувати ЄСВ на компенсацію за невикористану відпустку. Але наразі їх думка змінилася. Наприклад, в ІПК від 21.01.2026 № 459/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК та від 22.01.2026 № 485/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК податківці зазначають, що нараховувати ЄСВ потрібно. Така логіка наведена в консультації в категорії 201.04.01 ЗІР: базою нарахування ЄСВ є виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті. Тобто узагальнено всі виплати: чи це зарплата, чи лікарняні, чи компенсація за невикористану відпустку.

Справа в тому, що відповідно до п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 компенсація за невикористану відпустку належить до фонду оплати праці у складі фонду додаткової заробітної плати. У свою чергу базою для нарахування ЄСВ згідно з абз. 1 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ є сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату. Тобто, на компенсацію за невикористану відпустку, як на додаткову зарплату, потрібно нараховувати ЄСВ. Ще один аргумент – в Переліку № 1170 наведений список виплат, на які не нараховується ЄСВ. Компенсації за невикористану відпустку, нараховану після смерті працівника, там немає.

У зв’язку з цим компенсація за невикористану відпустку відображається в додатку 1 Податкового розрахунку в рядку разом із зарплатою. Окремо її виділяти не потрібно.

Момент 4. Компенсація за невикористану відпустку незалежно від дати виплати включається до загального оподатковуваного доходу та оподатковується ПДФО на підставі п.п. 164.2.1 ПКУ (для військового збору підстава –п.п. 1.2 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ). У графі 2 додатка 4ДФ Податкового розрахунку потрібно зазначити РНОКПП померлого працівника, адже саме він є отримувачем доходу у вигляді компенсації за невикористану відпустку. Тобто, у місяці нарахування компенсації за невикористану відпустку її потрібно відобразити в одному рядку разом з іншим нарахованим доходом (наприклад, зарплатою) з ознакою доходу «101».