Первинні документи і організація документообігу на підприємстві

Впевнені, що розпочати новий обліковий рік слід з наведення порядку в первинних документах. По-перше, навести лад у первинці за минулі роки: з огляду на законодавчо встановлені строки та порядок зберігання первинних документів, правила створення управлінських документів, роботи зі службовими документами і порядок їх архівного зберігання, зокрема,  на підприємствах. По-друге, організувати на підприємстві належний документообіг.

Питання щодо строків, порядку способів зберігання і, взагалі, поводження з первинними документами, регістрами бухобліку, фінансовою, податкової звітністю тощо врегульовано багатьма нормативно-правовими актами. Далі – докладно про опрацювання документації, яке важливо пройти кожному підприємству на початку нового обліково-звітного року.

Строки зберігання первинних документів, відповідальність за їх порушення

Новий обліковий рік щодо первинних документів слід розпочинати з перевірки минулорічної первинки з метою її класифікації на документи:

• які слід архівувати та безстроково зберігати;

• які не підлягають подальшому зберіганню і можуть бути знищені;

• звітних минулорічних періодів, які мають бути доступні для перевірки контролюючими органами, для  врегулювання питань із контрагентами, для складання звітності за звітні минулі періоди тощо.

Нагадаємо, що загальні питання зберігання, архівування та знищення первинних документів регулюють:

• Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004 (далі – Порядок № 1004). Він визначає процедуру утворення відповідних комісій з проведення експертизи цінності документів та організації їх діяльності;

• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). Вони встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання і є обов’язковими для виконання всіма установами незалежно від форми  власності;

• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). Цей документ призначений для обов’язкового  використання всіма організаціями під час визначення строків зберігання документів (як на паперових, так і на електронних носіях), їх відбору на постійне і тривале (понад 10 років) зберігання (архівне зберігання) або для знищення.

Додамо, що Перелік № 578/5 можуть використовувати також ФОП, для яких цей норматив має рекомендаційний характер (див. лист Держархівслужби України від 30.10.2012 р. № 01.2/3388);

• п. 6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88;

• ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Відповідно до Переліку № 578 за строком зберігання документи поділяються на документи тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Деякі документи, навіть якщо строки їх зберігання спливли необхідно зберігати до завершення перевірки органами з питань дотримання податкового законодавства. Водночас для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких визначено законодавством, строки зберігання передбачені п. 44.3 ПКУ.

Наприклад, у ІПК ГУ ДФС у Луганській області від 04.01.2019 р. № 39/ІПК/12-32-14-09-08 зазначено: питання щодо строків зберігання документів бухобліку та звітності має вирішуватись окремо для кожного виду документа – з огляду на Перелік № 578/5 та з урахуванням вимог п.п. 44.3, 44.4 ПКУ. 

Для довідки! Строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578, є мінімальними, тобто їх не можна скорочувати. А ось продовження передбачених Переліком № 578 строків зберігання документів на підприємстві не заборонено, якщо така потреба зумовлена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства (п. 1.7 Переліку № 578).

Перебіг строків зберігання документів обчислюють із 01 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2021 році, починається з 01.01.2022 р.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

За порушення суб’єктами господарювання строків зберігання відповідних документів штрафують в розмірі 1020 грн (2040 грн у разі повторного порушення) згідно з п. 121.1 ПКУ.

Правила документообігу первинних документів

Згідно з ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік) підприємство вправі самостійно визначати, й відповідно, затверджувати правила документообороту (далі – документообіг) і технологію обробки облікової інформації. Зауважимо, в Законі про бухоблік немає визначення документообігу. Відсутнє це поняття й у Положенні № 88, незважаючи на те, що у його главі 5 регламентовано порядок організації документообігу на підприємстві. Рівночасно,  на підставі абз. 14 п. 2 р. І Правил № 1000/5  визначаємо, що документообіг  – це  рух документів із моменту їх створення або одержання до завершення виконання й передачі до архіву або відправлення.

У п. 5.1 Положення № 88 також згадано про необхідність встановлення  графіку документообігу, зокрема, зазначено, що рух первинних документів у бухобліку (створення або одержання від інших підприємств, установ, взяття до обліку, оброблення, передача до архіву — документообіг) регламентується графіком. Причому про форму самого графіку ані слова, лише сказано, що оформляють його у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

При складанні графіку документообігу можна скористатися  прикладом, наведеним у Положенні про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну СССР від 29.07.1983 р. № 105. На цю можливість прямо вказано, зокрема, в листі Мінфіну України від 07.04.2014 р. № 31-08420-06-29/6985 та листі Мін’юсту України від 10.04.2014 р. № 151-0-2-14/6.1.

З огляду на ч. 6 ст. 8 Закону про бухоблік, керівник підприємства має забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів. А це значить, що всі, хто на підприємстві бере участь в здійсненні та документальному оформленні господарських операцій повинні дотримуватися затвердженого графіку документообігу.