Система «Електронний суд»: як користуватися

Чи обов’язкова реєстрація в ЄСІТС

Почнемо з того, що відповідно до п. 1 розд. II Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обов’язкової реєстрації та використання електронних кабінетів в Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі або її окремій підсистемі (модулі), що забезпечує обмін документами» від 29.06.2023 р. № 3200-IX (далі – Закон № 3200) цей Закон набрав чинності з дня, наступного за днем його опублікування, та його було введено в дію вводиться в дію через 90 днів з дня його опублікування, крім:

пп. 1 п. 2 та пп. 1 п. 3 розд. I цього Закону в частині обов’язкової реєстрації юридичними особами (приватної форми власності) електронних кабінетів в Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі або її окремій підсистемі (модулі), що забезпечує обмін документами, які вводяться в дію через сім місяців з дня опублікування цього Закону.

Закон № 3200 набрав чинності 18.10.2023 р.

В обов’язковому порядку реєструють свої електронні кабінети в ЄСІТС:

• адвокати,

• нотаріуси,

• державні та приватні виконавці,

• арбітражні керуючі,

• судові експерти,

• органи державної влади інші державні органи,

• органи місцевого самоврядування,

• інші юридичні особи.

При цьому з 18 жовтня 2023 року господарські суди при прийомі позовної заяви будуть перевіряти:

• чи зобов’язана особа, яка подала позовну заяву, зареєструвати електронний кабінет відповідно до Закону № 3200;

• за відсутності електронного кабінету суд ухваляє залишення позовної заяви без руху;

• в ухвалі про залишення позовної заяви без руху суд зазначає про обов’язок такої особи зареєструвати електронний кабінет.

Ще раз підкреслимо: для учасників справ за Цивільним процесуальним кодексом  України та справ, які розглядаються за Кодексом адміністративного судочинства України з 18 жовтня 2023 року електронний кабінет повинні обов’язково мати лише юридичні особи публічного права.

Юридичні особи приватної форми власності мають зареєструватися до 20 лютого 2024 року.

За нереєстрацію в Електронному суді не передбачено відповідальності у звичному сенсі (штрафи тощо), але незареєстровані юрособи матимуть певні негативні наслідки. Зокрема, у разі звернення у рамках господарського процесу (позови тощо) до суду документи такої особи будуть залишатися судом без руху або повертатися, не приймаючись до розгляду судом, в залежності від виду процесуального документа: див. роз’яснення на сайті Судової влади України.

Тобто в обов’язковій реєстрації в Електронному суді мають бути зацікавлені перш за все, юрособи: щоб надалі мати можливість вирішувати певні питання у судовому порядку (див. також роз’яснення).

Про те, як стати користувачем «Електронного суду» див., тут.

Також нижче нагадуємо окремі нюанси використання можливостей електронного суду.

Можливості електронного суду

Система електронного суду надає можливість учасникам судового процесу подавати документи до суду в електронному вигляді. Загалом, електронний суд на практиці розцінюють, як комп’ютерну програму, що входить до складу Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі – ЄСІТС), яка  забезпечує обмін процесуальними документами в електронній формі між усіма учасниками судового процесу.

Зверніть увагу:  користувачі підсистеми «Електронний суд» можуть в е-вигляді надсилати будь-які документи і матеріали – у рамках  процесуального законодавства. При цьому доступ до е-документів, які надходять до суду отримують ті судді, у провадженні яких знаходяться певні судові справи.

Система електронного суду дозволяє, зокрема:

• приймати участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції;

•  отримати доступ до процесуальних документів, прийнятих судом, через єдиний державний реєстр судових рішень;

• надсилати  судової повістки через SMS-повідомлення.

Головна ж перевага – це подання процесуальних документів (позовних заяв, клопотань тощо) та обмін між учасниками судового процесу іншими процесуальними документами в е-вигляді, а також онлайн-сплата судового збору та інших необхідних платежів. До речі, слідкувати за рухом та станом розгляду документів у суді кожен з учасників судового процесу може через електронний кабінет у автоматичному режимі.

Регулює дію електронного суду  Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо забезпечення поетапного впровадження Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи» від 27.04.2021 р. № 1416-IX.

Саме цим Законом передбачено, що процесуальні документи в електронній формі мають подаватися учасниками справи до суду з використанням правил функціонування ЄСІТС  та інших положень, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів).

Підсистеми «Електронний кабінет», «Електронний суд» та підсистема відеоконференцзв’язку офіційно почали  функціонувати з 5 жовтня 2021 року. Про це Державна судова адміністрація України  (далі – ДСАУ) поінформувала у відповідному листі і пояснила, що зміниться з початком функціонування ЄСІТС. Зверніть увагу, що Вища рада  правосуддя рішенням від 17.08.2021 р. № 1845/0/15-21 затвердила  Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі – Положення). Положення упорядковує:

• функціонування в судах та органах системи правосуддя окремих підсистем (модулів) ЄСІТС, зокрема підсистем «Електронний кабінет», «Електронний суд» та підсистеми відеоконференцзв’язку;

• порядок вчинення процесуальних дій в електронній формі з використанням таких підсистем;

• особливості використання в судах та органах системи правосуддя іншого програмного забезпечення в перехідний період до початку функціонування ЄСІТС у складі всіх підсистем (модулів).

Також у вищезгаданому листі ДСАУ наголосила що:

• запроваджується обов’язок реєстрації в суді процесуальних документів, поданих до суду в електронній формі;

•  розгляд справи, її формування та зберігання, як і раніше, здійснюватиметься в паперовій формі, але при цьому буде запроваджено сканування процесуальних документів, які надійшли до суду в паперовій формі;

• змінюється порядок подачі до суду апеляційних та касаційних скарг в електронній формі та порядок проведення та фіксації судових засідань в режимі відеоконференції.

Загальні правила підсистеми

Завважте, що відповідно до п. 25 Положення процесуальні та інші документи, пов’язані з розглядом справ у суді, можуть подаватися до суду виключно з використанням підсистеми «Електронний суд». Рівночасно п. 59 розд.  IV «Перехідні положення» Положення передбачено, що до початку функціонування всіх підсистем (модулів) ЄСІТС процесуальні та інші документи можуть подаватися до суду в електронній формі з використанням офіційної електронної адреси або адреси електронної пошти, з якої надійшли документи, засвідчені кваліфікованим електронним підписом. При цьому офіційна електронна адреса включає в себе (пп. 5.8 Положення):

• сервіс Електронного кабінету;

• адресу електронної пошти, вказану користувачем в Електронному кабінеті;

• адресу електронної пошти, вказану в одному з державних реєстрів.

Отже, поки що процесуальні та інші пов’язані з розглядом судових справ документи суб’єкти господарювання можуть подавати до суду в електронному вигляді. Ці документи суд має реєструвати не лише через їх надходження з підсистеми «Електронний суд», а також при надходженні з будь-якої не забороненої в Україні адреси електронної пошти. За умови, що ці документи підписані кваліфікованим електронним підписом.

А ось п. 60 Положення передбачено, що до початку функціонування підсистеми електронного документообігу у складі ЄСІТС реєстрація документів, які надходять на адресу суду, здійснюється в Автоматизованій системі діловодства суду (далі – АСДС) відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 р. № 30.

Сканування документів. Відповідно до п. 63 Положення сканування судом документів у паперовій формі та долучення їх до матеріалів електронної судової справи здійснюються за наявності такої можливості в суді. При цьому порядок сканування документів та їх долучення до картки справи в АСДС передбачено, зокрема, п.п. 13.7.1-13.7.2 Інструкції користувача підсистеми «Електронний суд» ЄСІТС.  

Як ми вже зазначили вище, до забезпечення початку функціонування всіх підсистем (модулів) ЄСІТС справи розглядаються, формуються та зберігаються в паперовій формі. Це передбачено п. 61 Положення. Себто е-документи, що надійшли до суду  роздруковуються та приєднуються до матеріалів справи на папері – для можливості їх розгляду в паперовій формі.

І ще, суди мають можливість надсилати учасниками судової справи повідомлення та процесуальні документи в електронній формі. Нагадаємо, що у господарському, цивільному та адміністративному судочинстві направлення сторонам процесу документів передбачається виключно в електронному вигляді на їх офіційну електронну адресу. Але у  випадку відсутності у якоїсь сторони офіційної електронної адреси повідомлення та процесуальні документи надсилають рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Умовою автоматичного надсилання документів до електронного кабінету учасника справи є обов’язкове внесення до АСДС РНОКПП такого учасника справи. Повідомлення та документи, які  обов’язкові до їх підписання в АСДС надсилають до електронного кабінету особи за умови накладення кваліфікованого електронного підпису відповідної особи.

Як користуватися підсистемою «Електронний суд»

Для початку суб’єктам господарювання слід зареєструватися та авторизуватися у власному Електронному кабінеті.

Технічна підтримка користувачів ЄСІТС відбувається за цим посиланням.

Реєстрація Електронного кабінету юридичної особи здійснюється з обов’язковим використанням кваліфікованої електронної печатки такої юридичної особи (далі – КЕП), а не електронного підпису керівника чи іншої посадової особи установи. Отримати КЕП можна відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги» від  05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Для того, щоб зареєструватися в Електронному кабінеті підсистеми «Електронний суд» суб’єкту господарювання потрібно:

• зайти на сторінку реєстрації (авторизації) в підсистемі «Електронний суд» https://cabinet.court.gov.ua. До речі, зробити це можна й через офіційний веб-портал «Судова влада України»: для цього слід  обрати посилання з назвою «Офіційна електронна адреса»); 

• у відповідному полі завантажити КЕП, ввести пароль.

Завершує реєстрацію внесення відповідних анкетних даних: адреси електронної пошти, номеру телефону та дату реєстрації юридичної особи (поле «РНОКПП/ЄДРПОУ» та «Компанія» заповнюються автоматично). Також потрібно  підтвердити адресу електронної пошти: для чого слід ввести активаційний код, отриманий  на вказану адресу електронної пошти.

Дозволено в полі «Телефон» зазначати номери як мобільного, так й стаціонарного телефонів.

Після завершення реєстрації в Електронному кабінеті суб’єкта господарювання у розділі «Мої справи» автоматично відображатимуться всі матеріали судових справ, учасником яких є такий суб’єкт.

Зверніть увагу, що суб’єкт господарювання може надати право представляти свої інтереси  в судах з використанням підсистеми «Електронний суд». Для цього керівник такого суб’єкта через довіреність (доручення) в електронному вигляді, надану засобами підсистеми, має уповноважити себе чи іншу визначену ним особу (працівника).