Подорожній (шляховий) лист 2022

Чинними нормативними документами форма такого документа не встановлена

Таку саму думку читаємо, приміром, в Ухвалі ВАСУ від 21.09.2017 р. у справі № 820/924/16, в якій сказано, що у текстах законів України «Про автомобільний транспорт», «Про дорожній рух» та «Про міліцію» вилучено посилання на подорожні листи будь-яких автотранспортних засобів, у тому числі вантажних автомобілів. Отже, підприємства, які експлуатують автотранспортні засоби, мають право не виписувати водіям подорожні листи. За необхідності підприємства самостійно приймають рішення стосовно використання подорожніх листів у своїй господарській діяльності.

Але якщо форма не встановлена, яким документом оформляти роботу автомобіля?

В п. 2.7 Положення № 88 (Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88) пишуть, що:

• первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади;

• документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Тобто, якщо затвердженої форми немає, то потрібно документувати самостійно виготовленим документом, який має містити обов’язкові реквізити.

Колишня форма подорожнього листа

Щоб не винаходити велосипед і створювати власну форму документа з нуля, можна за зразок для створення власної форми взяти скасовану форму подорожнього листа.

Подібна думка випливає також із змісту листа Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. №4492/25/10-13, де пишуть, що дорожній лист є основним документом первинного обліку роботи автотранспортних засобів, що підтверджує витрати, пов’язані зі здійсненням перевезень, і як первинний бухгалтерський документ застосовується для бухгалтерського обліку відповідних господарських операцій, зокрема списання витраченого палива та олив. Але оскільки вони скасовані, підприємство може застосовувати самостійно виготовлені бланки.

Тобто, може створювати власну форму первинного документа, а може користуватися і бланками скасованих форм.

На наш погляд, скасовані бланки є зручними первинними документами, містять всю потрібно інформацію, яка описує господарську операцію роботи автомобіля.

Форма подорожнього листа легкового автомобіля та Інструкція про порядок його застосування були затверджені наказом Держкомстату від 17.02.1998 р. № 74. Цей наказ втратив чинність на підставі наказу Держстату від 19.03.2013 р. № 95.

Форму подорожнього листа вантажного автомобіля було затверджено спільним наказом Мінтрансу та Мінстату від 29.12.1995 р. № 488/346. Цей наказ втратив чинність на підставі спільного наказу Мінінфраструктури та Мінторгу від 10.12.2013 р. № 1005/1454.

Порядок заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля визначався Інструкцією, затвердженою спільним наказом Мінстату і Мінтрансу від 07.08.1996 р. № 228/253. Скасована ця Інструкція спільним наказом Держкомстату і Мінтрансу від 03.11.2006 р. № 507/1059.

Тому підприємство може взяти скасовану форму подорожнього листа і затвердити його власним наказом (керівника). Окрім того, на підставі скасованих інструкцій створити власний порядок заповнення подорожнього листа і також затвердити наказом керівника підприємства.

Зазначені форми містять всі обов’язкові реквізити, які має містити первинний документ. А також додаткові реквізити, які відображають специфічний характер роботи автомобіля. Тому можна їх затверджувати без якихось змін.

Хоча, на наш погляд, якщо в діяльності конкретного підприємства відсутня інформація, яка наведена в реквізитах зазначених форм, такі реквізити можна прибрати, затвердивши подорожній лист без таких реквізитів. Щоправда, податкова при перевірці може наполягати, що якщо підприємство застосовує скасовані форми подорожніх листів, то потрібно їх застосовувати із всіма наведеними там реквізитами. Інакше такий лист не підтверджуватиме відповідні витрати.

Наприклад, подібна ситуація розглядалася в Постанові ВС від 11.11.2021 р. у справі № 420/3745/20. В цій конкретній справі суд став на сторону підприємства, зазначивши, що посилання відповідача (податкової служби) на обов`язкове зазначення в подорожніх листах інформації, яка передбачена Наказом №74, не ґрунтується на чинних нормативних актах і не може бути підставою для нарахувань.

А в Постанові ВС від 09.11.2021 р. у справі № 817/1629/15 спростована думка податкової про те, що підприємство зобов’язане застосовувати форму подорожнього листа, затвердженого Наказом №74. Суд вказав, що цей Наказ втратив чинність. Тому підприємство може застосовувати самостійно виготовлені бланки подорожніх листів.

Далі наведемо базові особливості складання подорожніх листів, згідно з нормами скасованих інструкцій. При розробці власних інструкцій підприємство може взяти їх за основу.

Подорожні листи містять інформацію про роботу автомобіля (пробіг, маршрут, дані про водія, дані про автомобіль) і про використання пального (залишки на початок, на кінець дня, заправку за день, кількість витраченого за день пального). Таким чином, подорожній лист є первинним документом, який фіксує господарську операцію з роботи автомобіля і списання пального.

Наприклад, нехай згідно подорожнього листа автомобіль підприємства постачальника доставляв продукцію в магазини (покупці), згідно з договорами, де доставку товару здійснює продавець за власний рахунок. Витрати пального склали 16 л.

На підставі такого первинного документа (подорожнього листа) потрібно вартість 16 л. пального списати на рахунок 93 «Витрати за збут».

 Подорожній лист оформляється на один робочий день (зміну). Або на кілька днів, якщо водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу.

Подорожній лист реєструється в диспетчерському журналі.

Подорожній лист містить відмітку лікаря про допущення водія за станом здоров’я до керування автомобілем.

Якщо на підприємстві є диспетчер, механік, то у подорожньому листі будуть їх підписи. Диспетчера – про видачу заповненого подорожнього листа водієві. Механіка – про дозвіл на виїзд, про прийняття автомобіля після повернення з поїздки.

Самостійно створена форма первинного документа

Такий документ повинен містити обов’язкові реквізити, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (Закон України від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»):

• назву документа (форми);

• ·       дату складання;

• ·       назву підприємства, від імені якого складено документ;

• ·       зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• ·       посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• ·       особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Поміркуємо над окремими реквізитами і особливостями складання первинного документа, яким оформляти роботу автомобіля.

За який період може складатися такий документ.

Первинні документи – це підстава для бухгалтерського обліку господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

Господарська операція – дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік).

Тобто, первинний документ виписується на кожну господарську операцію (на кожну дію чи подію).

Але Закон про бухоблік не визначає, якого розміру має бути порція дії чи події, що мала би оформлятися окремим первинним документом.

Наприклад, згідно скасованих інструкцій, які ми наводили вище, подорожні листи мали складатися на кожну зміну (робочий день). Тобто, інструкції однією порцією господарської операції, яка оформляється первинним документом (подорожнім листом), визначали один робочий день.

На наш погляд, це найоптимальніший варіант для переважної кількості робіт, які виконуються автомобільним транспортом.

З іншої сторони, цей варіант не є обов’язковим.

Згідно з ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Найменший звітний період для бухгалтерського обліку – місяць. Тому можемо зробити висновок, що максимальний розмір порції господарської операції, на яку може складатися первинний документ – це місяць.

Тобто, підприємство може обрати періодом для виписування первинного документа будь-який період, з яких найбільший місяць – день, тиждень, декаду тощо.

На наш погляд, якщо автомобіль виконує однотипну роботу протягом всього місяця, зручніше складати первинний документ на місяць (див. зразок).

Зразок Звіту про роботу автомобіля.

Чи обов’язково зазначати маршрут і ціль поїздки.

Первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити, серед яких зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру.

За маршрутом визначається кількість виконаної транспортної роботи у кілометрах. А ціль поїздки показує напрям використання автомобіля, за яким визначається характер витрат і рахунку для списання витрат – амортизації автомобіля, використаного пального, зарплати водія з нарахуваннями тощо.

Наприклад, згідно з пп. 3.1.1 Інструкції № 228/253 у подорожньому листі записують:

• у рядку «Маршрут руху» – головні пункти (міста), через які пролягає маршрут від пункту відправлення до пункту призначення автомобіля;

• у рядку «Пункти відпочинку» – пункти зупинки для відпочинку водіїв у прямому і зворотньому напрямках при виконанні завдання;

• у розділі «Завдання водію» у відповідних графах записує
  найменування замовника, на адресу якого повинен прибути автомобіль для виконання завдання, пункти навантаження і розвантаження автомобіля, відстань між пунктами навантаження і розвантаження, що визначається на підставі таблиць відстаней, затверджених в установленому порядку, найменування вантажу та його масу (брутто) в тоннах або кількість у штуках, що підлягає перевезенню.

Таким чином, на наш погляд, маршрут і ціль поїздки потрібно зазначати обов’язково. Причому якщо первинний документ (акт, подорожній лист) виписується на кілька днів (приміром, місяць), маршрут, ціль, як правило, потрібно зазначати на кожен робочий день. Але в разі однотипного маршруту, цілі, такі реквізити можуть зазначатися, на наш погляд, одним рядком за місяць (див. зразок, який ми навели).

Окрім того, первинний документ, яким оформляється робота автомобіля, повинен містити показники для списання пального – залишки пального, показники спідометра – на початок, на кінець періоду, за який складено документ, кількість отриманого, витраченого пального, кілометраж.

Подеколи податкова не визнає витрати з витраченого пального на підставі подорожніх листів без зазначення маршруту. Наприклад, подібну ситуацію розглянуто в Постанові ВС від 02.06.2022 р. у справі № 160/70/19.

Податкова не визнавала витрати, оскільки у подорожніх листах були відсутні записи про маршрут транспортування, адреси продавця або магазину, внаслідок чого неможливо конкретизувати пробіг транспортного засобу, який в свою чергу міг би підтвердити кількість використаного пального.

Але суд став на сторону підприємства, зазначивши, що в даній конкретній справі, незважаючи на певні недоліки з наданих  подорожніх листів  чітко можна встановити дату та час маршрут руху автомобіля, пробіг, відстань до замовників тощо.

Як бачимо, незазначення маршруту руху може призводити до конфліктів з податковою. І це зрозуміло, адже, як ми з’ясували вище, це один з обов’язкових реквізитів первинного документа. Тому ще раз підтвердимо – в первинному документі, яким оформляється робота автомобіля, обов’язково слід зазначати маршрут руху.

В Постанові ВС від 20.07.2021 р. у справі № 620/1635/20 розглядалася ситуація, коли податкова заперечувала використання автомобіля у господарській діяльності підприємства на тій підстав, що в подорожніх листах не зазначався маршрут руху. Суд з цим не погодився, зазначивши, що в цій конкретній справі наявні договір фінлізингу і наказ підприємства про закріплення автомобіля. На думку суду, це підтверджує використання автомобіля в господарській діяльності.

Подеколи в подорожніх листах (чи інших подібних документах) можуть зазначати маршрут, а також пройдений кілометраж, але цей останній не відповідатиме кілометражу, визначеному на підставі географічних карт. На наш погляд, такий первинний документ є помилковим. А тому і пальне, витрачене на такий маршрут, є списаним без достатніх підстав.

Подібна ситуація розглядалася в Постанові ВС від 12.05.2020 р. у справі №813/4618/15. В цій конкретній справі податкова при перевірці визначила кілометраж за маршрутом згідно мапи автомобільних доріг України та Європи, яка є загальнодоступною в мережі Інтернет. Але суд зауважив, що інформація, отримана з мережі Інтернет не є належним доказом в розумінні процесуального закону. На цій підставі суд відмовив податковій і став на сторону підприємства. Вважаємо, податкова по суті була права, але заплуталася в юридичній чистоті своїх доказів.

Чи можна списувати витрачене автомобілями пальне на підставі актів списання, в яких відсутня інформація про маршрут, кілометраж, час виконання транспортної роботи, мету поїздок?

На це питання дивимося відповідь у Постанові ВС від 09.03.2021 р. у справі № 160/3026/19.

Підприємство списувало пальне саме на підставі таких актів. Тобто, водії складали акти, в яких просто зазначали кількість використаного пального.

На наш погляд, такі акти не містять всіх обов’язкових реквізитів первинного документа, яким має оформлятися робота автомобіля. Ми обґрунтували цю думку вище.

Але суд вважав інакше. Він вказав, що чинне бухгалтерське законодавство не встановлює обов’язкової форми акту на списання, а застосування подорожніх листів не обов’язкове. Тому підприємство може списувати пальне на підставі самостійно розробленого документа, яким може бути і такий акт. Поряд з цим суд додав, що використання пального в господарській діяльності підтверджується також іншими документами – договорами на поставку нафтопродуктів, картками, талонами на пальне, видатковими накладними постачальника пального, чеками РРО, журналами обліку пального, які вело підприємство, договорами оренди автомобілів, на які списувалося пальне.

На думку суду, в сукупності цих документів цілком досить для списання пального, яке вважається використаним у господарській діяльності підприємства.

Рішення суду досить спірне. Але його можуть використати підприємства, які потрапили в подібну ситуацію і намагаються захистити власну правоту.

Проте ми не рекомендуємо використовувати такі висновки як обґрунтування на користь списання пального на підставі такого «голого» акту.

Чи потрібно в первинному документі робити відмітки про медогляд.

Відповідно до п. 4.6 Положення № 65/80 (Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене спільним наказом МОЗ і МВС від 31.01.2013 р. № 65/80):

• результати проведеного передрейсового та післярейсового медичного огляду заносяться до Журналу щозмінного передрейсового та післярейсового медичних оглядів водіїв за формою згідно з додатком 3 до цього Положення;

• ·       медичний працівник власноруч заповнює усі графи Журналу, а водій ставить свій підпис у графі «Підпис водія про відсутність скарг»;

• за наявності дорожнього листа медичним працівником робиться запис у ньому про результат контролю стану здоров’я водія автотранспортного засобу.

Тобто, результати медогляду мають заноситися до відповідного Журналу. Якщо дорожній лист наявний, то потрібно робити запис і в ньому. Якщо ж замість дорожнього листа застосовується інший документ, робити запис не обов’язково.

Чи повинен водій мати з собою подорожній лист при здійсненні автоперевезень

Ні, такий обов’язок чинним законодавством не передбачено.

Але якщо такий лист у водія є, при перевірках у ньому можуть робити відмітки.

Наприклад, це передбачено під час рейдової перевірки на дорозі згідно з п. 21 Порядку № 1567 (Порядок проведення рейдових перевірок (перевірок на дорозі), затверджений Постановою КМУ від 08.11.2006 р. № 1567). У листі зазначать дату, час, місце перевірки, прізвище, роботу, посаду, номер службового посвідчення, підпис особи, яка здійснює перевірку тощо.

Путевой (путевой) лист 2022

Предприятие в своей хозяйственной деятельности применяет автомобили. Рассмотрим в этой статье, какими первоначальными документами оформлять их работу.

Действующими нормативными документами форма такого документа не установлена.

Такое же мнение читаем, например, в Одобрении ВАСУ от 21.09.2017 г. по делу № 820/924/16, в котором сказано, что в текстах законов Украины «Об автомобильном транспорте», «О дорожном движении» и «О милиции» изъяты ссылки на путевые листы любых автотранспортных средств, в том числе грузовых автомобилей. Следовательно, предприятия, эксплуатирующие автотранспортные средства, имеют право не выписывать водителям путевые листы. При необходимости предприятия самостоятельно принимают решения по использованию путевых листов в своей хозяйственной деятельности.

Но если форма не установлена, каким документом будет оформлять работу автомобиля?

В п. 2.7 Положения № 88 (Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88) пишут, что:

• первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти;

• документирование хозяйственных операций может производиться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

То есть если утвержденной формы нет, то нужно документировать самостоятельно изготовленным документом, который должен содержать обязательные реквизиты.

“Старая” форма путевого листа

Чтобы не изобретать велосипед и создавать собственную форму документа с нуля, можно по образцу для создания собственной формы взять отмененную форму путевого листа.

Подобное мнение следует также из содержания письма Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. №4492/25/10-13, где пишут, что путевой лист является основным документом первичного учета работы автотранспортных средств, подтверждающим расходы, связанные с осуществлением перевозок, и как первичный бухгалтерский документ применяется для бухгалтерского учета соответствующих хозяйственных операций, в частности, списание израсходованного топлива и масел. Но поскольку они упразднены, предприятие может применять самостоятельно изготовленные бланки.

То есть может создавать собственную форму первичного документа, а может пользоваться и бланками отмененных форм.

На наш взгляд, отмененные бланки являются удобными первичными документами, содержащими всю необходимую информацию, описывающую хозяйственную операцию работы автомобиля.

Форма путевого листа легкового автомобиля и Инструкция о порядке его применения были утверждены приказом Госкомстата от 17.02.1998 г. № 74. Этот приказ утратил силу на основании приказа Госстата от 19.03.2013 г. № 95.

Форма путевого листа грузового автомобиля была утверждена совместным приказом Минтранса и Минстата от 29.12.1995 г. № 488/346. Этот приказ утратил силу на основании совместного приказа Мининфраструктуры и Минторга от 10.12.2013 г. № 1005/1454.

Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля определялся Инструкцией, утвержденной совместным приказом Минстата и Минтранса от 07.08.1996 г. №228/253.Упразднена эта Инструкция совместным приказом Госкомстата и Минтранса от 03.11.2006 г. № 507/1059.

Поэтому предприятие может принять упраздненную форму путевого листа и утвердить его собственным приказом (руководителя). Кроме того, на основании упраздненных инструкций создать собственный порядок заполнения путевого листа и утвердить приказом руководителя предприятия.

Указанные формы содержат все обязательные реквизиты, которые должны содержать первоначальный документ. А также дополнительные реквизиты, отражающие специфический характер работы автомобиля. Поэтому можно их утверждать без каких-либо изменений.

Хотя, на наш взгляд, если в деятельности конкретного предприятия отсутствует информация, приведенная в реквизитах указанных форм, такие реквизиты можно убрать, утвердив путевое письмо без таких реквизитов. Правда, налоговая при проверке может настаивать, что если предприятие применяет отмененные формы путевых листов, то следует их применять со всеми приведенными там реквизитами. В противном случае такое письмо не будет подтверждать соответствующие расходы.

К примеру, подобная ситуация рассматривалась в Постановлении ВС от 11.11.2021 г. по делу № 420/3745/20. В данном конкретном деле суд встал на сторону предприятия, отметив, что ссылка ответчика (налоговой службы) на обязательное указание в путевых листах информации, предусмотренной Приказом №74, не основывается на действующих нормативных актах и ​​не может являться основанием для начислений.

А в Постановлении ВС от 09.11.2021 г. по делу № 817/1629/15 опровергнуто мнение налоговой о том, что предприятие обязано применять форму путевого листа, утвержденного Приказом №74.Суд указал, что этот Приказ утратил силу. Поэтому предприятие может применять самостоятельно изготовленные бланки путевых листов.

Далее приведем базовые особенности составления путевых листов согласно нормам отмененных инструкций. При разработке инструкций предприятие может взять их за основу.

Путешествия содержат информацию о работе автомобиля (пробег, маршрут, данные о водителе, данные об автомобиле) и об использовании горючего (остатки на начало, на конец дня, заправку за день, количество израсходованного за день горючего). Таким образом, путевой лист является первичным документом, фиксирующим хозяйственную операцию по работе автомобиля и списанием горючего.

Например, пусть согласно путевого листа автомобиль предприятия поставщика доставлял продукцию в магазины (покупатели) согласно договорам, где доставку товара осуществляет продавец за свой счет. Расход топлива составил 16 л.

На основании такого первоначального документа (путешествия) требуется стоимость 16 л. горючего списать на счет 93 «Расходы за сбыт».

Путевой лист оформляется на один рабочий день (смену). Или на несколько дней, если водитель выполняет перевозку грузов в междугородном сообщении более суток.

Путешествие регистрируется в диспетчерском журнале.

Путешествие содержит отметку врача о допущении водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем.

Если на предприятии есть диспетчер, механик, то в путешествии будут их подписи. Диспетчера – о выдаче заполненного путевого листа водителю. Механика – о разрешении на выезд, о принятии автомобиля по возвращении из поездки.

Самостоятельно созданная форма первичного документа

Такой документ должен содержать обязательные реквизиты согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете (Закон Украины от 16.07.1999 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»):

• название документа (формы);

• дату составления;

• название предприятия, от имени которого составлен документ;

• содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции;

• должности и фамилии лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

В зависимости от характера хозяйственной операции и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут включаться дополнительные реквизиты (печать, номер документа, основание для осуществления операции и т.п.).

Поразмышляем над отдельными реквизитами и особенностями составления первичного документа, которым оформлять работу автомобиля.

За какой период может составляться такой документ. Первичные документы – это основание для бухгалтерского учета хозяйственных операций (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете).

Хозяйственная операция – действие или событие, вызывающее изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).

То есть, первичный документ выписывается на каждую хозяйственную операцию (каждое действие или событие).

Но Закон о бухучете не определяет, какого размера должна быть порция действия или события, которые должны оформляться отдельным первичным документом.

Например, согласно отмененным инструкциям, которые мы приводили выше, путевые листы должны составляться на каждую смену (рабочий день). То есть, инструкции одной порцией хозяйственной операции, оформляемой первичным документом (путешествием), определяли один рабочий день.

На наш взгляд, это оптимальный вариант для подавляющего количества работ, выполняемых автомобильным транспортом.

С другой стороны, этот вариант не обязателен.

Согласно ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Самый маленький отчетный период для бухгалтерского учета – месяц. Поэтому можем заключить, что максимальный размер порции хозяйственной операции, на которую может составляться первичный документ – это месяц.

То есть предприятие может выбрать периодом для выписывания первичного документа любой период, из которых наибольший месяц – день, неделю, декаду и т.д.

На наш взгляд, если автомобиль выполняет однотипную работу в течение всего месяца, удобнее составлять первоначальный документ в месяц (см. образец). Образец отчета о работе автомобиля.

Образец отчета о работе автомобиля

ООО «Пролет»

Идентификационный код ЕГРПОУ 44195645

Утверждаю:

Директор ПОДПИСЬ Денисенко А.А.

31.08.2022 г.

Отчет о работе автомобиля

за август 2022 г.

на легковой автомобиль ГАЗ-3110-101, д.н.з АЕ 8061 НО

В течение месяца автомобиль использовался в административных целях – перевозки работников администрации для выполнения возложенных на них должностных обязанностей (поездки в пределах города).

Показания спидометра (км) на:

-начало месяца 64450;

-конец месяца 65350

Пробег за месяц 900 км. (65 350 – 64 450).

Остаток топлива (бензин А-92, л.) в баке авто на:

-начало месяца 1,3;

-конец месяца 35,1.

Заправка за месяц (по данным авансовых отчетов) – 140 л.

Потрачено топливо за месяц 106,2 (1,3+140 – 35,1).

Подлежит списанию на расход 106,2 л. (сто шесть целых, две десятых).

Отчет составил:

Водитель ПОДПИСЬ Пругло А.П.

Обязательно ли указывать маршрут и цель поездки.

Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, включая содержание и объем хозяйственной операции, единицу ее измерения.

По маршруту определяется количество проделанной транспортной работы в километрах. Цель поездки показывает направление использования автомобиля, по которому определяется характер расходов и счета для списания расходов – амортизации автомобиля, использованного горючего, зарплаты водителя с начислениями и т.д.

Например, согласно пп. 3.1.1 Инструкции № 228/253 в путевом листе записывают:

• в строке «Маршрут движения» – главные пункты (города), через которые пролегает маршрут от пункта отправления до пункта назначения автомобиля;

• в строке «Пункты отдыха» – пункты остановки для отдыха водителей в прямом и обратном направлениях при выполнении задания;

• в разделе «Задания водителя» в соответствующих графах записывает

наименование заказчика, в адрес которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, пункты погрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между пунктами погрузки и разгрузки, определяемое на основании таблиц расстояний, утвержденных в установленном порядке, наименование груза и его массу (брутто) в тоннах или количество в штуках, подлежащих перевозке.

Таким образом, с нашей точки зрения, маршрут и цель поездки нужно указывать обязательно. Причем, если первичный документ (акт, путевой лист) выписывается на несколько дней (например, месяц), маршрут, цель, как правило, нужно указывать на каждый рабочий день. Но в случае однотипного маршрута, цели, такие реквизиты могут указываться, на наш взгляд, одной строчкой в ​​месяц (см.образец, который мы привели).

Кроме того, первичный документ, которым оформляется работа автомобиля, должен содержать показатели для списания горючего – остатки горючего, показатели спидометра – на начало, на конец периода, за который составлен документ, количество полученного, израсходованного горючего, километраж.

Иногда налоговая не признает расходы по израсходованному топливу на основании путевых листов без указания маршрута. Например, подобная ситуация рассмотрена в Постановлении ВС от 02.06.2022 г. по делу № 160/70/19.

Налоговая не признавала расходы, поскольку в путевых листах отсутствовали записи о маршруте транспортировки, адресах продавца или магазина, в результате чего невозможно конкретизировать пробег транспортного средства, которое в свою очередь могло бы подтвердить количество использованного горючего.

Но суд принял сторону предприятия, отметив, что в данном конкретном деле, несмотря на определенные недостатки из предоставленных путевых листов, четко можно установить дату и время маршрут движения автомобиля, пробег, расстояние до заказчиков и т.д.

Как видим, неуказание маршрута движения может приводить к конфликтам с налоговой. И это понятно, ведь как мы выяснили выше, это один из обязательных реквизитов первичного документа. Поэтому еще раз подтвердим – в первоначальном документе, которым оформляется работа автомобиля, обязательно следует указывать маршрут движения.

В Постановлении ВС от 20.07.2021 г. по делу № 620/1635/20 рассматривалась ситуация, когда налоговая отрицала использование автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия на том основании, что в путевых листах не указывался маршрут движения.Суд с этим не согласился, отметив, что в данном конкретном деле есть договор финлизинга и приказ предприятия о закреплении автомобиля. По мнению суда, это подтверждает использование автомобиля в хозяйственной деятельности.

Иногда в путевых листах (или других подобных документах) могут указываться маршрут, а также пройденный километраж, но этот последний не будет соответствовать километражу, определенному на основании географических карт. На наш взгляд, такой первичный документ ошибочен. А потому и горючее, потраченное на такой маршрут, списано без достаточных оснований.

Подобная ситуация рассматривалась в Постановлении ВС от 12.05.2020 г. по делу №813/4618/15. В этом конкретном деле налоговая при проверке определила километраж по маршруту согласно карте автомобильных дорог Украины и Европы, общедоступной в сети Интернет. Но суд отметил, что информация, полученная из сети Интернет, не является надлежащим доказательством в понимании процессуального закона. На этом основании суд отказал налоговой и встал на сторону предприятия. Считаем, что налоговая по сути была права, но запуталась в юридической чистоте своих доказательств.

Можно ли списывать потраченное автомобилями горючее на основании актов списания, в которых отсутствует информация о маршруте, километраже, времени выполнения транспортной работы, целях поездок?

На этот вопрос смотрим ответ в Постановлении ВС от 09.03.2021 г. по делу №160/3026/19.

Предприятие списывало горючее именно на основании таких актов. То есть водители составляли акты, в которых просто указывали количество использованного топлива.

На наш взгляд такие акты не содержат всех обязательных реквизитов первичного документа, которым должна оформляться работа автомобиля. Мы обосновали это мнение выше.

Но суд считал иначе. Он указал, что действующее бухгалтерское законодательство не устанавливает обязательную форму акта на списание, а применение путевых листов не обязательно. Поэтому предприятие может списывать горючее на основании самостоятельно разработанного документа, которым может быть и такой акт. Наряду с этим суд добавил, что использование горючего в хозяйственной деятельности подтверждается также другими документами – договорами на поставку нефтепродуктов, картами, талонами на горючее, расходными накладными поставщика горючего, чеками РРО, журналами учета горючего, которые вело предприятие, договорами аренды автомобилей, на которые списывалось горючее.

По мнению суда, в совокупности этих документов вполне достаточно для списания горючего, которое считается использованным в хозяйственной деятельности предприятия.

Решение суда достаточно спорно. Но его могут использовать предприятия, попавшие в подобную ситуацию и пытающиеся защитить свою правоту.Однако мы не рекомендуем использовать такие выводы как обоснование в пользу списания горючего на основании такого голого акта.

Нужно ли в первоначальном документе делать отметки о медосмотре.

Согласно п. 4.6 Положения № 65/80 (Положение о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденное общим приказом Минздрава и МВД от 31.01.2013 г. № 65/80):

• результаты проведенного предрейсового и послерейсового медицинского осмотра заносятся в Журнал ежесменного предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителей по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению;

• медицинский работник самостоятельно заполняет все графы Журнала, а водитель ставит свою подпись в графе «Подпись водителя об отсутствии жалоб»;

• при наличии путевого листа медицинским работником делается запись в нем о результате контроля состояния здоровья водителя автотранспортного средства.

То есть результаты медосмотра должны заноситься в соответствующий журнал. Если дорожный лист наличествует, то нужно делать запись и в нем. Если вместо путевого листа применяется другой документ, делать запись не обязательно.

Должен ли водитель иметь с собой путевой лист при осуществлении автоперевозок

Нет, такая обязанность действующим законодательством не предусмотрена.

Но если такое письмо у водителя есть, при проверках в нем могут делать отметки.

Например, это предусмотрено во время рейдовой проверки на дороге согласно п. 21 Порядка № 1567 (Порядок проведения рейдовых проверок (проверок на дороге), утвержденный Постановлением КМУ от 08.11.2006 г. № 1567).В письме укажут дату, время, место проверки, фамилию, работу, должность, номер служебного удостоверения, подпись лица, осуществляющего проверку и т.п.