Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 60-2 КЗпП).

Роботодавець може направити працівника із дистанційною формою роботи у відрядження, пов’язане з основною діяльністю підприємства, якщо це передбачено умовами трудового договору із працівником та не заборонено ст. 176-177 КЗпП. Тобто, законодавство не забороняє направляти у закордонне відрядження працівника, який працює дистанційно, у тому числі якщо працівник вибрав місце за кордоном.

Щодо документального оформлення, потрібно оформити наказ на відрядження менеджера із зазначенням мети виїзду, строків поїздки, маршруту, умов перебування, розміру добових. Потрібно вказати не тільки населений пункт, куди відряджається працівник, а і населений пункт, звідки направляється у відрядження працівник. Працівника потрібно ознайомити з наказом. Тому, на практиці, паперовий примірник наказу відправляється поштою на адресу працівника, який повинен підписати наказ і повернути підприємству.

Щодо авансу, то сума коштів перераховується на картку працівника у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США, євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження. Аванс перераховується не раніше дати, якою виданий наказ про відрядження.

Щодо відшкодування витрат на відрядження, то діють загальні норми ПКУ.

Відповідно до пп. 170.9.1. ПКУ, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

- запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;

- укладеного договору чи контракту;

- інших документів, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Щодо відшкодування вартості квитка, податківці роз’яснюють: якщо юридична особа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то відшкодована найманому працівнику, направленому у відрядження, вартість квитка, в якому місцем вибуття є місце дистанційної роботи такого працівника, яке не відповідає місцю його постійної роботи, не є доходом у вигляді додаткового блага платника податку та не оподатковується податком на доходи фізичних осіб, за умови виконання вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Роз’яснення податківців в ЗІР(категорія 103.17): https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40584