Під час зміни матеріально відповідальної особи (касирів) інвентаризацію готівки проводять обов’язково — відповідно до п. 7 розд. І Положення № 879 і п. 46 Положення № 148.

Відповідно до п. 45 розділу 4 Положення №148:

В/на установах/підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.

Цінності, передані касиру під відповідальність, у разі його відсутності перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи/підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

Відповідно до п. 46 Положення №148:

Акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії) у разі зміни матеріально відповідальних осіб.

Форма акта інвентаризації наявних коштів, затверджена додатком 7 до Положення №148, не містить чітко визначеного тексту про передачу готівки між касирами — тобто немає окремих рядків «готівку здав» / «готівку прийняв».

Однак у випадку зміни матеріально відповідальної особи (касирів) така фраза є доцільною, щоб документально підтвердити факт передачі готівки. Тому підприємство має право доповнити типову форму власними уточненнями або пояснювальним текстом, не змінюючи її суті.

Рекомендуємо після основної частини акта (після пункту 7 або у пункті 9) додати власний запис, наприклад:

«Касир, готівку здав: ____________________ (П.І.Б., підпис)» «Касир, готівку прийняв: ____________________ (П.І.Б., підпис)»

Таке доповнення не суперечить вимогам Положення №148 і забезпечує правильне документальне оформлення передачі готівки між касирами.

У такому випадку в акті:

підпис ставить касир, який здає касу (попередній) — у пункті 2 (розписка перед початком інвентаризації); а також касир, який приймає касу (новий) — у пункті 9 (після інвентаризації).

Інших додаткових документів, як, наприклад, актів приймання-передачі грошових коштів оформлювати вже не потрібно.