Відповідно до пункту 2 глави 3 розділу IIІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організація № 1000/5 розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) реєструються відповідно до їх видів та строків зберігання.Строки зберігання документів визначають за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Статтею 16 цього Переліку № 578/5 визначено строки зберігання розпорядчих документів залежно від їх виду та змісту: тривалий — 75 років; тимчасовий — 5 років.Відповідно до п.5 гл. 3 розд. IIІ Порядку №1000/5 Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою.Отже, Є Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (наприклад Накази про надання відпустки), є Накази тривалого строку зберігання (Наприклад Накази про прийняття на роботу, Накази про звільнення тощо). Як зазначалось вище (відповідно до п.5 гл.3 Розділу 3 Правил №1000/5 до порядкового номера може додаватися літерний індекс, для наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 р.) — використовують індекс «к/тр», для наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 р.) — «к/тм».Оскільки Накази реєструються в межах року, то перший Наказ про прийняття на роботу у вересні 2025 року був 1/к/тр, другий Наказ буде про звільнення з роботи працівника у листопаді, його номер буде 2/к/тр, третій Наказ буде про прийняття на роботу нового працівника, його номер буле 3/к/тр.Є Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (наприклад Накази про надання відпустки), Є Накази тривалого строку зберіганняНе потрібно ставити прімітку напроти Наказу про звільненняhttps://docs.google.com/document/d/1BWxqZtNmeCow46hZyPOag7j3LdordIDj/edit?rtpof=true&sd=trueНаказ про звільнення реєструють у Журналі з кадрових питань тривалого строку зберігання (75р.)