Видаткова накладна: статус, оформлення, вплив на облік

Видаткова накладна: як оформити  

Зауважимо, що типової форми видаткової накладної не затверджено, але при передачі ТМЦ застосовують:

• накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів – за формою № М-11, затвердженою наказом Мінстату України від 21.06.1996 р. № 193. Зверніть увагу, що даний наказ втратив чинність, але підприємства можуть брати за основу цю форму, адже це не заборонено законодавчо. Зауважимо,  ця форма не містить графи щодо ПДВ, тому на практиці платники  ПДВ додають відповідну графу;

• видаткову накладну, складену у довільній формі.  

Підказка для вас! При самостійній розробці форми видаткової накладної рекомендуємо звернути увагу на товарну накладну за формою № ВЗСГ-7 (див. Методичні рекомендації щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку виробничих запасів в сільськогосподарських підприємствах, затверджені наказом Мінагрополітики України від 21.12.2007 р. № 929, далі – Методрекомендації № 929). Цю форму (див. додаток 7 до Методрекомендацій № 929) рекомендовано застосовувати сільгосппідприємствам для обліку відпуску (реалізації) продукції, матеріальних цінностей стороннім організаціям та підприємствам. У Методрекомендаціях № 929 зазначено, що товарну накладну виписують в бухгалтерії у двох примірниках на підставі договорів (контрактів),  нарядів й  інших  відповідних документів. Перший  примірник  товарної  накладної  залишається   на   складі  (коморі)  чи  іншому  місці  зберігання продукції у матеріально-відповідальної особи,  яка провела відпуск продукції,  матеріалів,  другий  в одержувача (покупця) продукції, матеріалів. Цю товарну накладну підписують керівник   підприємства, головний  бухгалтер,  особа,   яка   відпустила   цінності,   і одержувач та засвідчують печаткою (за її наявності).

Вимоги до складання видаткової накладної

Видаткова накладна по факту є первинним документом, отже вимоги її складання визначені ч. 2 ст. 9 Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік), а також п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88:

• найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ;

• назва документа (форми);

• дата складання;

• зміст та обсяг господарської операції;

• одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках);

• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Взаємозв’язок ТТН та видаткової накладної

На практиці зчаста одночасно використовують товарно-транспортну накладну (далі – ТТН). За оформленою ТТН передають ТМЦ, відомості про які вже  зазначені в ній. Про це прямо сказано у п. 11.1 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу України від 14.10.1997 р. № 363 (далі – Правила № 363). Згідно з п. 1 Правил № 363 ТТН є одним із документів, який  може використовуватися для списання ТМЦ, їх оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку.  Тож виходить, що при використанні ТТН додатково оформлювати видаткову накладну не потрібно. Якщо ж у ТТН підприємство не може зазначити всі найменування вантажу, підготовленого для перевезення, до неї згідно п. 11.6 Правил № 363 додають документ довільної форми. У ньому обов’язково зазначають відомості про вантаж (графи 1-10 ТТН), крім того, документі  зазначають, що до ТТН у якості товарного розділу додають документ у паперовій або електронній формі, без якого ТТН вважається недійсною і не може використовуватись для розрахунків із замовником. Мовиться про видаткову накладну.

Також у договорі купівлі-продажу сторони можуть передбачити, що видаткова накладна є документом для передачі та оприбуткування ТМЦ – поряд з належним чином оформленою ТТН.

Чи є видаткова накладна розрахунковим документом

Податківці надали деякі пояснення щодо цього. Зокрема, вони наголосили, що накладна – це документ, що використовується при передачі ТМЦ від однієї особи іншій (видаткова накладна, ТТН тощо). На думку контролерів видаткова накладна фіксує факт отримання/передачі товарів або послуг і по суті завершує купівлю-продажу між продавцем і покупцем. Видаткова накладна може бути замінена актом здачі-приймання. ТТН використовується, якщо в процесі купівлі-продажу бере участь транспортна (експедиторська) компанія, що займається перевезенням товару від продавця до покупця.

Відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР (далі – Закону про РРО) розрахункові документи підтверджують виконання розрахункових операцій.

Згідно ст. 2 Закону про РРО розрахунковий документ – документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.

Форму та зміст розрахункових документів затверджено наказом Мінфіну України від 21.01.2016 р. № 13. З огляду на ці нормативно-правові акти видаткова накладна вважається документом первинного обліку та не є розрахунковим документам.

Нюанси оформлення видаткової накладної

Зауважимо, якщо підприємство буде користуватися формою № М-11, то в ній для відображення вартості товарів зазначено тільки два поля «ціна» та «сума». Тобто ПДВ у цій формі не передбачено. Рівночасно згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік первинний документ має містити відомості про зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції. Отже у видатковій накладній, на нашу думку, мають бути поля, зокрема,  «ціна без ПДВ», «сума без ПДВ», як це передбачено, скажімо, формою № ВЗСГ-7.

До речі, податкова накладна має відповідати даним первинних документів. Тож необхідно передбачити показники щодо ПДВ у видатковій  накладній. Позаяк відображати, скажімо, вхідний ПДВ можна на підставі податкової накладної (п.п. 198.6, 201.10 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).

Одиниця виміру господарської операції є обов’язковим реквізитом первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Згідно абз. 1 п. 2.4 Положення № 88 одиниця виміру господарської операції може бути виражена в натуральному та/або вартісному виразі. Також в абз. 2 п. 2.4 Положення № 88 зазначено, що до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. А отже продавець (постачальник) вправі зазначати кількість ТМЦ в різних одиницях виміру. Зауважимо, що наприклад, форма № М-11 містить поле «Одиниця виміру», яке складається з «коду» та «найменування». А у формі № ВЗСГ-7 просто є поле «Одиниця виміру». 

Якщо ж звернутися до п. 1.4 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну України від 10.01.2007 р. № 2, то в ньому зазначено, що з метою організації бухгалтерського обліку запасів розпорядчим документом, затвердженим (схваленим) власником (уповноваженим органом), додатково може бути визначена одиниця натурального виміру запасів для кожної одиниці бухгалтерського обліку.

Тож підприємство може самостійно вирішити, яку одиницю виміру застосовувати при оприбуткуванні запасі. Але одиниця виміру, зазначена в первинних документах, має відповідати одиниці виміру за договором купівлі-продажу, зокрема, зазначеній у специфікації до нього.  

Чий підпис має бути у видатковій накладній

Наприклад, у формі № М-11 згадано про підпис головного бухгалтера або уповноваженої особи. У формі № ВЗСГ-7 вже згадується про підпис керівника та головного бухгалтера підприємства – продавця. До речі, Закон про бухоблік передбачає: первинний документ має містити особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 

Пунктом 2.13 Положення № 88 передбачено, що керівник підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій із видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

Тож підписувати видаткову накладну вправі як керівник підприємства, так і особа, якої надано право підписувати первинні документи.