Для вірної причини звіьнення потрібно зрозуміти чи є наразі контакт з працівником. Оскільки роботодавець знає що працівник за кордоном, з ним був зв'язок - то застосувати підставу п. 8 - 3 ст. 36 КЗпП звільнення працівника у зв'язку з відсутністю на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль, не можна, оскільки це може бути визнаним незаконим звільненням.Для звільнення відповідно до п. 8-3 ст. 36 КЗпП працівник має бути відсутнім на роботі та не має бути будь-якої інформації про причини такої відсутності. І з ним не було жодного контакту. Тобто "повна відсутність інформації" щодо інформації про місцезнаходження працівника ані від нього самого, ані від родичів, близьких чи знайомих.Відсутність має тривати протягом 4-х місяців і це має бути суцільний період, без будь-яких явок на роботу (навіть без виконання трудових обов’язків) чи просто контактування (коли стає відома інформація про нього) і нових зникнень працівника. Тобто, звільнити можна, якщо працівник зник і про нього нічого не відомо протягом 4-х місяців. Про це зазначає Мінекономіки у роз’ясненні від 19.07.2022 р. "не може вважатись виконанням цієї умови наявність кількох подібних періодів, які в сумі дорівнюють або перевищують 4 місяці".Також Держпраці у роз'ясненні щодо Відсутність працівника на роботі понад чотири місяці підряд. Що робити? радить спробувати встановити місцезнаходження працівника – письмово звернутися до лікарні, де обслуговується такий працівник, подати заяву до НацполіціОтже, наразі спробуйте зв’язатися з працівником будь-якими засобами та фіксуйте такі дії (акти, службові записки тощо). Якщо працівник вийде на контак, або контакт можна встановити з родичами, які знають місцезнаходження працівника - спробуйте ще раз домовитись про звільнення за власним бажанням або за угодою сторін.Якщо працівник не погоджується тоді можна звільнити за прогул (алгорим нижче):Алгоритм звільнення за прогул п. 4 ст. 40 КЗпППрацівник, який не виходить на роботу без поважних причин можна звільнити за прогул.Прогулом визнається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (п. 24 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9).Власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір з працівником у разі вчинення ним прогулу без поважних причин, у т. ч. у разі відсутності працівника на роботі більше трьох годин протягом робочого дня (п. 4 ст. 40 КЗпП).При звільнені працівника за прогул п. 4 ч.1 ст. 40 КЗпП мають застосовуватися положення статей 147, 147-1, 148, 149, КЗпП:Відповідно до ст. 147 за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів стягнення:1) догана; 2) звільнення.Відповідно до ст. 147-1 Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право прийняття на роботу (обрання, затвердження і призначення на посаду) даного працівника (тобто роботодавцем).Відповідно до ст. 148 Звільнити працівника за прогул можна безпосередньо після здійснення прогулу, але:- не пізніше місяця після виявлення цього прогулу;- не пізніше шести місяців з дати здійснення прогулу.Відповідно до ст. 149 до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення.Як правильно оформити звільнення за прогул:ЕТАП1: З’ясування причин відсутності працівникаКрок 1. Фіксуєте відсутність працівникаПотрібно зафіксувати відсутність працівника - у табелі обліку робочого часу зробити відмітку "НЗ" — неявки з нез’ясованих причин.Крок 2. З’ясовуєте причини відсутності засобами зв'язку.Спробуйте зв’язатися з працівником будь-якими засобами зв'язку та фіксуйте такі дії (акти, службові записки тощо).Потрібно зателефонувати працівнику за номерами телефонів, зазначеними в особовій картці П-2 та особовій справі (заяві про прийняття на роботу) та вияснити причини відсутності. Написати на месенджери повідомлення.Якщо працівник зазначав номери телефонів своїх рідних (дружини/батьків тощо) потрібно зателефонувати їм.Крок 3. Безпосередній керівник оформлює доповідну записку про відсутність працівника.Якщо з’ясувати причини відсутності працівника не вдалося (працівник не відповідає на телефонні дзвінки і на повідомлення), так і за умови, що відповів і причини відсутності з’ясовано, потрібно вжити додаткових заходів щодо документального оформлення доказів відсутності, а не лише позначити відсутність працівниці у табелі обліку використання робочого часу.Якщо у працівника є керівник, або є інспектор з кадрів, чи бухгалтер, який веде кадровий облік , він має написати доповідну записку на ім’я роботодавця з викладенням усіх обставин. У доповідній записці потрібно вказати причини, що послужили написанню записки, вказати посаду, ПІБ працівника, та в чому полягає порушення і запропоонувати варіант вирішення питання (наприклад надіслати листа, відвідати дома).Крок 4. Керівник приймає рішення щодо додаткових заходів.Роботодавець розглядає доповідну записку та має прийняти рішення про подальше розслідування причин відсутності працівниці на роботі та визначити виконавців розслідування. Рішення оформлюється у вигляді резолюції на доповідній записці.Крок 5. Складання документів- Акти про відсутність працівника.Особа, який доручили подальше розслідування причин відсутності працівника, має скласти Акт про відсутність працівника на роботі. До складання Акту відсутності працівника залучаються працівники, які мають можливість підтвердити відсутність працівника на робочому місці.Такі Акти потрібно складати за кожен день відсутності працівника на роботі, поки триває розслідування.Додаткові документальні підтвердження відсутності працівника: ○ табель обліку робочого часу, доповідна записка безпосереднього керівника; ○ скріншоти дзвінків, що телефонували працівнику (він не відповідав); ○ роздрукований скріншот повідомлень, якщо відправляли працівнику повідомлення, але такі повідомлення залишились без відповіді та не прочитаними тощо.Крок 6. Створення комісії для відвідування працівника за місцем проживання:Якщо працівник не з’являється на роботі декілька днів і з ним не виходить вийти на зв’язок, і не вдається встановити зв'язок з рідними чи знайомими працівника - потрібно відвідати працівника вдома за вказаною адресою (адресами).Якщо працівника немає дома - запитати сусідів, залишити записку, наприклад, у дверях, сфотографувати як доказ, що залишили записку та результати відвідування працівника дома потрібно оформити Актом.Якщо відвідати працівника за адресою проживання неможливо – оформлюють акт про неможливість відвідати працівника за адресою проживання.Крок 7. Пропонуєте працівнику надати письмові пояснення.Звільнення за прогул є одним з видів дисциплінарного стягнення, відповідно до ст. 149 КЗпП, перед тим, як накладати таке стягнення, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмових пояснень.Працівник має надати письмові пояснення своєї відсутності, а у разі відмови надати такі пояснення це потрібно зафіксувати - скласти Акт про відмову надати пояснення.Без пояснень працівника або без доказу додаткових заходів отримати це пояснення – ризиковано звільняти, оскільки можливий факт поновлення на роботі працівника.Якщо працівник уникає, не відповідає на дзвінки, "мовчить", або якщо неможливо відвідати працівника за адресою проживання, або відвідали, але працівника не було вдома, то правильним буде відправити на його адресу рекомендований лист з повідомленням про вручення (або ж на адресу батьків (рідних)) з проханням надати письмові пояснення щодо факту відсутності на робочому місці. Якщо лист повернеться у зв’язку з відсутністю адресата, потрібно скласти акт про неможливість отримати письмові пояснення від працівника. Це є доказом намагання будь-яким чином знайти працівника та отримати письмові пояснення.Якщо працівника під час відвідування вдома вийшло зустріти, але він відмовляється надати письмові пояснення щодо причини відсутності на роботі, тоді потрібно у присутності декількох працівників скласти відповідний акт про відмову надати письмові пояснення. Тобто потрібно зафіксувати відсутність у табелі обліку робочого часу і актах. Звязатись з працівником, його родичами, відвідати його дома, або направити листки - для отримання письмового пояснення факту відсутності на робочому місці.Якщо вдалось вийти на контак, але відмовляється надати пояснення - потрібно зафіксувати це у Акті (немодливо отримати пояснення - відмовляється).Далі після цих кроків документального оформлення з'ясування причин відсутності виконуєте ЕТАП 2 Накладання дисциплінарного стягнення.Крок 8. Накладання дисциплінарного стягнення та оформлення Наказу про накладання дисциплінарного стягнення.На підставі наявних документів (документів, що підтверджують факт відсутності, пояснювальної записки працівника або Акту про відмову надати письмові пояснення) роботодавець визначає, чи є причини відсутності поважними (на це звертають увагу суди). У разі визнання причин неповажними роботодавець має право звільнити працівника з власної ініціативи на підставі п. 4 ч.1 ст. 40 КЗпП.Потрібно у табелі обліку робочого часу змінити «НЗ» на код «ПР» - прогул.Оформлюють Наказ про накладання дисциплінарного стягнення, в якому визначають:- які саме дні є прогулами, порядок не оплати цих днів.- та дату звільнення.Якщо працівник після прогулу так і не виходив на роботу - то днем звільнення має бути останній день фактичної роботи працівника, оформлюючи наказ про звільнення пізнішою датою (Лист Мінсоцполітики від 22.04.2019 р. № 82/0/22-19/133).День звільнення — останній день роботи (п. 2.27 наказу Мінсоцполітики, Мін’юсту від 29.07.1993 № 58).Крок 9. Ознайомлюємо працівника з наказом.Працівника необхідно ознайомити з Наказом про накладання на нього дисциплінарного стягнення під особистий підпис (ч. 4 ст. 149 КЗпП).У разі відмови працівника підписатися у Наказі - необхідно у присутності декількох працівників організації скласти акт про відмову ознайомлення з наказом під особистий підпис. Після ознайомлення працівника з Наказом можна виконувати 3-й ЕТАП - Оформлювати звільнення.Крок 10. Оформлюють наказ про звільнення та ознайомлюють працівника з наказом про звільнення.З наказом про звільнення працівник має бути ознайомлена під підпис.У разі відмови працівника підписатися, необхідно скласти акт про відмову.Крок 11. Бухгалтер має нарахувати працівнику належну йому заробітну плату та компенсацію за невикористані дні відпусток.Бухгалтер проводить остаточний розрахунок, має нарахувати працівнику належну заробітну плату та компенсацію за невикористані дні відпустокКрок 12. Проводите розрахунки з працівникомВідповідно до ст. 47 КЗпП Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівнику:○ копію наказу (розпорядження) про звільнення, ○ письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) ○ та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу,○ а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.Отже, у день звільнення перерахуйте на зарплатну картку працівнику остаточний розрахунок при звільненні.Якщо працівник відсутній на роботі у день звільнення - цього дня надішліть на його адресу лист з оголошеною цінністю: із повідомленням про вручення, позначкою "Вручити особисто", описом вкладення, а у конверт покладіть засвідчену копію наказу про звільнення і повідомлення про суми, нараховані під час звільнення, щоб виконати вимоги ст. 47 КЗпП.Крок 13. Завершуєте особову справу звільненого працівникаОтже, Якщо мали усний контакт з працівником (через месенджери за допомогою телефонного звязку) - оформліть це Актом зясування причин відсутності.Зазначено, що належним чином документували кожен день прогулу.Законодавство не встановлює вимог до форми акта, тому він подається у довільній письмовій формі та підписується не менш ніж двома працівниками (наприклад, бухгалтером та директором). В акті має бути зафіксовано факт відсутності працівника на роботі протягом робочого дня.Акт про відсутність працівника на роботі оформлюється безпосередньо в день нез`явлення працівника на роботі. У таких документах обов`язково зазначаються не тільки дата, а й певний час відсутності працівника.Після фіксації факту відсутності працівника на роботі потрібно з`ясувати, чим така відсутність була викликана.Для з`ясування причини відсутності працівника на роботі роботодавець на свій розсуд може: 1) зателефонувати працівнику або членам його родини; 2) написати працівнику в доступні месенджери; 3) надіслати листа на особисту електронну скриньку; 4) відвідати працівника за місцем реєстрації або місцем фактичного проживання; 5) надіслати лист з повідомленням про вручення з пропозицією надати пояснення щодо своєї відсутності.та надсилали лист - який не повернувся, це додатковий доказ, про те письмових пояснень причин відсутностей не отримано.Тому для звільнення за прогул потрібно - отримати від працівника письмові пояснення, а у разі відмови - оформити акт про відмову надати такі пояснення. Також потрібно, щоб працівник був ознайомлений із Наказом про дисциплінарне стягнення, Наказом про звільнення, або має бути складений Акт про відмову підписати Наказ.Отже, потрібно звязатись із працівником та за допомогою альтернативних способів отримати від працівника пояснення, або зафіксувати неможливість ознайомлення та надіслати йому на електронну пошту, всі можливі номери та месенджери Наказ про дисциплінарне стягнеття, Наказ про звільнення - у відповідь запросити факт про ознайомлення з документом. Якщо працівник відмовляється підписувати зафіксувати неможливість ознайомлення.