Зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством відображається за Кт субрахунку 372.

Кредиторську заборгованість списують, зокрема, через сплив строку позовної давності. Тоді вона стає безнадійною. У загальному випадку строк позовної давності – це 3 роки (ст. 257 ЦКУ).

Щодо заборгованості перед працівником, за п. 1 ст. 261 ЦКУ, перебіг позовної давності починається з дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права чи про особу, яка його порушила. Водночас за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається із закінченням строку виконання.

Отже, доки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою щодо повернення заборгованості, доти перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після пред'явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). В періоді, коли мине позовна давність, така заборгованість стає безнадійною та підлягає списанню. Якщо ж підприємство не отримувало жодних вимог про повернення, підстав для списання зазначеної заборгованості немає. Вона буде в обліку, поки її не погасять, або поки працівник не звернеться з вимогою і сплине строк або ж відбудеться прощення боргу.

Тому, списати заборгованість перед працівником за такими підзвітними сумами, не чекаючи закінчення строку позовної давності, підприємство може внаслідок прощення боргу працівником. Укладається договір прощення боргу.

Щодо відображення списання в бухобліку. Якщо на дату балансу раніше визнане зобов’язання не підлягає погашенню, його суму включають до складу доходу звітного періоду(п. 5 П(С)БО 11).

Тобто, кредиторську списують і визнають дохід на субрахунку 717 «Дохід від списання кредиторської заборгованості» - Дт 372 Кт 717.Щодо дисконтування, прострочена поточна заборгованість не є довгостроковою, тому в описаній ситуації заборгованість перед працівником не підлягає дисконтуванню.

Щодо ПДВ, у місяці списання кредиторської заборгованості платнику ПДВ – покупцю необхідно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ та скласти і зареєструвати в ЄРПН відповідну ПН.