Згідно ч. 2 ст. 7 ЗУ 2136 У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.Згідно ст. 29 КЗпП Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної пунктом 4 частини першої цієї статті, що доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.Отже, норми законодавства передбачають можливість оформлення кадрових документів 2 способами:1. З використанням КЕП2. За допомогою альтернативних засобів комунікації таких як Viber, Тelegram, електронна пошта тощо.До початку звільнення роботодавець повинен узгодити з працівником спосіб обміну документами. Для цього отримайте від працівника заяву із проханням використовувати альтернативні засоби комунікації чи з використанням КЕП та видайте наказ про електронний обмін кадровими документами.Розглянемо більш детально варіанти дистанційного звільнення:1. З використанням КЕППрацівник складає заяву, накладає КЕП та надсилає роботодавцю електронної поштоюроботодавець перевіряє КЕП, друкує протокол перевірки де обов'язково повинно бути зазначено дату накладення підпису працівникомроботодавець складає наказ збергіає у форматі PDF та накладає електронний підпис. Підписаний наказ потрібно відправити працівникупрацівник повинен ознайомитися з наказом, проставити свій КЕП та переслати роботодавцюроботодавець проводить повний розрахунок з працівникомякщо трудова книжка зберігається в роботодавця, то варто відправити нагадування про необхідність отримання трудової книжки2. Через альтернативні способи комунікації, зокрема месенджерироботодавець отримує від працівника заяву про звільнення з роботи

роботодавець складає наказ про звільнення, накладає підпис, надсилає працівникові для ознайомлення та отримує підтвердження від працівника про те, що він ознайомився з наказом.

роботодавець складає акт (протокол) про ознайомлення працівника з наказом, проводить остаточний розрахунок із працівником та надсилає йому письмове повідомлення із зазначенням сум, нарахованих і виплачених у день звільнення.

Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, а працівник у заяві не вказав адресу для її надсилання роботодавець повинен нагадати у повідомленні про необхідність її отримання.3. Обмін кадровими документами з використанням поштових служб4. Провести звільнення через довірену особу. Для цього потрібно оформити нотаріальну посвідчену довіреність (ст. 237 ЦКУ, ст. 244 ЦКУ). В такому випадку довірена особа в усіх документах повинна зазначати реквізити довіреності