За підсумованим обліком робочого часу працівники працюють за графіком роботи, графіки роботи розроблюють на обліковий період, норма робочого часу за обліковий період визначається за календарем 5-тиденного робочого тижня з однаковою тривалістю робочого дня, або 6-ти денного робочого тижня. Наприклад, встановлено обліковий період місяць і календарна норма тривалості робочого часу розраховується за 5-ти денним 40 годинним робочим тижнем з 8-годинним робочим днем і однаковою тривалістю робочого часу протягом робочого дня щодня з понеділка по п'ятницю, вихідні дні субота, неділя, то норма тривалості робочого часу для серпня 2025 року буде 21 робочий день 168 години, для вересня 22 робочих дні 176 годин.На основі календарної норми робочого часу – розробляють графіки роботи на обліковий період так, щоб норма (тривалість робочого часу) за обліковий період згідно з графіком роботи не перевищувала встановленого нормального числа робочих годин.Що це значить, що графік роботи охоронників повинен бути складений так, щоб норма тривалості робочого часу за серпень 2025 року не була більша ніж 168 години, а за вересень 2025 року не була більше ніж 176 годин.Припустимо, що з графіком роботи доба через три графік роботи у вересні місяці працівник має відпрацювати 168 годин при нормі 176 годин. Ця індивідуальна норма передбачена для працівника його графіком роботи - є для нього його індивідуальною нормою. Вона нижча за календарну, про те це його індивідуальна норма, йому так передбачено графіком.Як зазначає Мінсоцполітики у листі від 21.02.2017 № № 242/0/102-17/282:У кінці кожного місяця провадиться нарахування працівникам належної їм заробітної плати згідно з діючими умовами оплати праці: нарахування окладів, доплат і надбавок, в т. ч. за роботу у нічний час, роботу у святкові та неробочі дні тощо, а по закінченню облікового періоду (півріччя), у випадку наявності надурочних годин, провадиться оплата надурочної роботи.При цьому у випадку, коли працівник відпрацював усі робочі години, встановлені йому графіком виходу на роботу (графіком змін), то йому мають нараховувати оклад, встановлений йому в трудовому договорі (штатному розписі), провести за необхідності доплату до розміру мінімальної заробітної плати та врахувати, що доплата за нічну роботу розраховується із встановленого працівнику окладу, проте нараховується понад розмір мінімальної заробітної плати.У випадку коли працівник протягом місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати, щорічній відпустці, на лікарняному, не з’явився на роботі з нез’ясованих причин тощо, то заробітна плата йому нараховується пропорційно відпрацьованому ним часу згідно із встановленим графіком виходів (змін).У кінці облікового періоду працівникові нараховують заробітну плату не нижче розміру мінімальної заробітної плати та проводять оплату надурочних годин у подвійному розмірі понад розмір мінімальної заробітної плати.Отже, якщо працівником повністю відпрацьовано місяць (всі робочі дні і години передбачені графіком) то працівнику нараховують місячний посадовий оклад у повному розмірі, наприклад:Працівнику встановлено посадовий оклад 8 500,00 грн на місяць, у вересні місяці за графіком виходу на роботу передбачено, що працівник має відпрацювати 14 днів 168 годин (при календарній нормі 176 год) і він відпрацював всі години передбачені його графіком виходу на роботу, то - працівнику нараховують повний посадовий оклад 8 500,00 грн.Коли працівник перебуває у відпустці (на лікарняному тощо), потрібно посадовий оклад поділити на його індивідуальну норму тривалості робочого часу передбачену графіком виходу на роботу (на ту норму яку б він мав відпрацювати за графіком, якби не йшов у відпустку) та помножити на кількість фактично відпрацьованих годин, наприклад:У вересні за графіком виходу на роботу мав відпрацювати 14 днів 168 годин, про те працівник перебував у відпустці з 1 по 15 вересня , у звязку з чим він відпрацював 8 днів 96 годин. Отже, оклад 8500,00 /ділимо на 168 год індивідуальна норма та* на 96 год факт відпрацьовано = 4 857,60 грнАле також потрібно перевірити понаднормові години, потрібно знайти розрахункову норму тривалості робочого часу. Це значить, що потрібно із календарної норми тривалості робочого часу відняти дні (за графіком 5-ти денного робочого тижня), які припадають на період, коли працівник був у відпустці.Наприклад, календарна норма тривалості робочого часу вересень 2025 - 176 годПрацівник іде у основну щорічну відпустку тривалістю 15 календарних днів з 01.09.2025 по 15.09.2025, отже 11 р.дн. з пн по пн за цей період х 8 год = 88 год, їх потрібно відняти.Розрахункова норма = 176 год - 88 год = 88 год.Перевіряємо розрахункову норму із фактично відпрацьованими годинами 88 - 96, отже у працівника є 8 годин понаднормових, які потрібно оплатити у подвійному розмірі.Щодо документального оформлення: це графік роботи, табель обліку робочого часу, облік понаднормових годин, Наказами не потрібно оформлювати, а от бухгалтерською довідкою можна оформити (можна оформлювати розрахунок заробітної плати пропорційно відпрацьованому робочому часу, розрахункової норми, оплати понаднормових годин)